1. 概要
フォーチュン500に選ばれた製造業の大手企業は、世界中で数万人の従業員を管理しています。従来の入社手続き（オンボーディング）は紙ベースとメール中心で行われており、処理の遅延や承認プロセスの不透明さが問題となっていました。
新入社員は契約書の準備、社内アカウントの発行、初期研修、機器の受け渡しなどを完了するまでに2〜3週間を要していました。
この課題を解決するため、企業は BAP をパートナーに選び、Microsoft Power Apps を活用した Employee Onboarding System を導入しました。
2. 課題
従来のオンボーディングプロセスには、次のような深刻な課題がありました。
各部門（人事・IT・総務・研修）間で情報が分散し、重複や紛失が発生
承認フローの可視性が低く、人事部が進捗を把握できない
紙の書類管理により、検索・監査作業に時間がかかる
自動追跡ツールがなく、アカウントや機器の引き渡しが遅延
大量採用時に多くの人員を投入する必要があり、コストが高い
企業は、プロセス統合・自動承認・リアルタイム監視を実現しつつ、セキュリティ基準に準拠した包括的なデジタルソリューションを必要としていました。
3. ソリューション
BAPのMicrosoft Power Platformチームは、以下の構成で Employee Onboarding System を設計・導入しました。
3.1 カスタムPower Apps
役割（人事・IT・マネージャー・従業員）ごとに最適化されたUI
個人情報、契約書、研修チェックリスト、デバイス、システムアクセスを一元管理
3.2 Power Automateによるプロセス自動化
オンボーディング各工程の自動承認フロー
メールおよびMicrosoft Teamsによる通知・期限リマインド・完了確認
各社員の進捗をリアルタイム更新
3.3 データ・ドキュメントの集中管理
SharePointを電子文書リポジトリとして統合
部門ごとのアクセス制御を適用し、機密情報を保護
3.4 レポートと分析
オンボーディング進行状況、各部門の処理状況を可視化するダッシュボード
Power BIとの連携で、KPI監視と業務量予測が可能
4. 成果
オンボーディング処理時間を65%短縮（3週間→1週間未満）
新入社員の満足度が90%向上
年間15万ドル以上のコスト削減
ISO/IEC 27001準拠のデータセキュリティを実現
HRプロセスの透明性を確保し、全部門で進捗をリアルタイムに把握可能
5. 結論
Microsoft Power Apps により、従来の手動オンボーディングを完全自動化・拡張可能なシステムへと転換し、既存の SharePoint, Teams, Outlook 環境と深く統合しました。
このソリューションは、コストと時間を削減するだけでなく、社員体験を大幅に向上させ、現代的でプロフェッショナルな企業イメージを確立しました。
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