1. Tổng quan
Một tập đoàn sản xuất nằm trong danh sách Fortune 500 đang quản lý hàng chục nghìn nhân sự trên toàn cầu. Quy trình onboarding nhân viên mới của họ chủ yếu dựa trên giấy tờ thủ công và email, khiến việc xử lý, phê duyệt và theo dõi tiến độ trở nên chậm trễ và thiếu minh bạch.
Mỗi nhân viên mới phải mất 2–3 tuần để hoàn tất các thủ tục nhập việc — bao gồm chuẩn bị hợp đồng, cấp tài khoản nội bộ, đào tạo ban đầu và bàn giao thiết bị. Nhằm rút ngắn thời gian, giảm lỗi thủ công, tăng trải nghiệm nhân sự, doanh nghiệp đã lựa chọn BAP làm đối tác triển khai giải pháp Employee Onboarding System dựa trên Microsoft Power Apps.
2. Thách thức
Quy trình onboarding trước đây của khách hàng tồn tại nhiều vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và trải nghiệm nhân viên:
Phân tán thông tin giữa nhiều phòng ban (HR, IT, Admin, Training), gây trùng lặp và thất lạc dữ liệu.
Thiếu tính minh bạch trong quy trình phê duyệt, khiến HR khó xác định tiến độ của từng hồ sơ.
Lưu trữ thủ công bằng giấy khiến việc truy xuất, kiểm tra và audit mất nhiều thời gian.
Không có công cụ theo dõi tự động, dẫn đến trễ hạn bàn giao thiết bị và tài khoản làm việc.
Chi phí quản trị cao, do phải huy động nhiều nhân sự hỗ trợ xử lý cùng lúc trong các đợt tuyển dụng lớn.
Doanh nghiệp cần một giải pháp số hóa toàn diện, giúp hợp nhất quy trình, tự động hóa phê duyệt và đảm bảo khả năng giám sát theo thời gian thực mà vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nội bộ.
3. Giải pháp
Đội ngũ Microsoft Power Platform của BAP đã thiết kế và triển khai Employee Onboarding System gồm các thành phần chính sau:
3.1. Ứng dụng Power Apps tùy chỉnh
Giao diện thân thiện, được tùy chỉnh theo vai trò (HR, IT, Manager, Employee).
Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự mới: hồ sơ cá nhân, hợp đồng, checklist đào tạo, thiết bị và quyền truy cập hệ thống.
3.2. Tự động hóa quy trình với Power Automate
Tạo luồng phê duyệt tự động cho các bước onboarding.
Gửi thông báo, nhắc hạn và xác nhận hoàn thành qua email & Teams.
Tự động cập nhật trạng thái onboarding của từng nhân viên theo thời gian thực.
3.3. Quản lý tài liệu & dữ liệu tập trung
Tích hợp SharePoint làm kho lưu trữ tài liệu điện tử.
Áp dụng quyền truy cập phân tầng theo phòng ban, đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân sự.
3.4. Báo cáo & Phân tích
Dashboard trực quan hiển thị số lượng nhân viên đang onboarding, trạng thái từng bước, và hiệu suất xử lý của các bộ phận.
Power BI được tích hợp giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi KPI onboarding và dự đoán khối lượng công việc.
4. Kết quả đạt được
Giảm 65% thời gian xử lý onboarding, từ 3 tuần xuống còn chưa đến 1 tuần.
Tăng 90% mức độ hài lòng của nhân viên mới, nhờ quy trình nhanh gọn và rõ ràng.
Tiết kiệm hơn 150.000 USD mỗi năm nhờ giảm nhân sự xử lý thủ công và tối ưu quy trình phê duyệt.
Đảm bảo tuân thủ và bảo mật dữ liệu nhân sự, đáp ứng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001 nội bộ.
Minh bạch hóa quy trình HR – mọi bộ phận có thể theo dõi trạng thái nhân sự mới theo thời gian thực.
5. Kết luận
Nhờ Microsoft Power Apps, doanh nghiệp đã chuyển đổi hoàn toàn quy trình onboarding thủ công thành hệ thống tự động hóa, dễ mở rộng và tích hợp sâu với hạ tầng Microsoft hiện có (SharePoint, Teams, Outlook).
Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn nâng cao trải nghiệm nhân sự, tạo nên hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp trong mắt nhân viên mới.
Bạn có muốn đạt hiệu quả tương tự?
Hãy để BAP giúp bạn chuyển đổi quy trình nội bộ bằng Power Apps – từ quản lý nhân sự, tài sản, đến quy trình phê duyệt và chăm sóc khách hàng.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia Power Platform của BAP để được tư vấn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
