1. Tổng quan
Một công ty chuyên về quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) gặp khó khăn trong việc theo dõi và điều phối các công việc bảo trì, sửa chữa tại hiện trường.
Do nhân viên kỹ thuật thường xuyên làm việc ngoài văn phòng, việc cập nhật tiến độ và giao tiếp với bộ phận điều phối gặp nhiều gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả và thời gian hoàn thành công việc.
Doanh nghiệp mong muốn có một giải pháp di động tập trung, có thể hoạt động cả khi ngoại tuyến (offline), hỗ trợ định vị GPS và lên lịch công việc tự động, nhằm tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành.
2. Thách thức
Quản lý lệnh công việc kém hiệu quả: Việc phân công, cập nhật và theo dõi tình trạng công việc chủ yếu thực hiện thủ công qua email và file Excel.
Thiếu kết nối giữa hiện trường và văn phòng: Đội ngũ kỹ thuật không thể báo cáo tức thời, dẫn đến chậm trễ trong xử lý và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Không có khả năng hoạt động ngoại tuyến: Khi làm việc tại khu vực không có kết nối mạng, nhân viên không thể truy cập dữ liệu hoặc ghi nhận thông tin công việc.
Khó khăn trong việc theo dõi vị trí và lịch trình: Do thiếu công cụ định vị GPS và tự động sắp xếp lịch, việc điều phối nhân lực gặp nhiều sai sót và lãng phí thời gian.
Chi phí vận hành cao: Việc xử lý thủ công và lỗi quy trình dẫn đến tăng chi phí nhân sự và giảm năng suất tổng thể.
3. Giải pháp
BAP đã phát triển một ứng dụng Power Apps theo hướng Mobile-first, được thiết kế riêng cho nhu cầu vận hành hiện trường của doanh nghiệp.
Giải pháp này tích hợp toàn bộ các chức năng quản lý, giám sát và báo cáo vào một nền tảng duy nhất, cho phép truy cập tức thì và hoạt động ổn định ngay cả khi không có mạng.
Các điểm nổi bật:
Ứng dụng Power Apps di động: Giao diện thân thiện, hỗ trợ làm việc trên điện thoại và máy tính bảng, giúp kỹ thuật viên nhận, cập nhật và hoàn thành công việc ngay tại hiện trường.
Khả năng hoạt động ngoại tuyến (Offline Mode): Dữ liệu công việc được lưu tạm và đồng bộ tự động khi có kết nối mạng.
Định vị GPS & Theo dõi thời gian thực: Giúp điều phối viên dễ dàng nắm được vị trí và trạng thái làm việc của nhân viên hiện trường.
Tự động lên lịch công việc (Automated Scheduling): Power Automate hỗ trợ gán việc dựa trên vị trí, năng lực và khối lượng công việc hiện tại.
Phân tích hiệu suất & Báo cáo: Tích hợp Power BI giúp quản lý theo dõi KPI về thời gian hoàn thành, tỷ lệ lỗi, và hiệu quả tổng thể.
Nhờ sự kết hợp giữa Power Apps – Power Automate – Power BI, hệ thống giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất toàn đội.
4. Công nghệ sử dụng
Microsoft Power Apps: Xây dựng ứng dụng quản lý công việc di động.
Power Automate: Tự động hóa quy trình giao việc, cập nhật trạng thái và đồng bộ dữ liệu.
Power BI: Báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực.
GPS Integration: Định vị và theo dõi vị trí nhân viên hiện trường.
5. Kết quả đạt được
+60% hiệu suất làm việc nhờ tối ưu hóa quy trình hiện trường.
-25% chi phí vận hành do giảm sai sót và tự động hóa công việc.
95% công việc hoàn thành đúng hạn.
Cải thiện đáng kể khả năng phản hồi và hài lòng của khách hàng cuối.
6. Tổng kết
Với giải pháp Field Service Management bằng Microsoft Power Apps, BAP đã giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình vận hành thủ công sang nền tảng số di động toàn diện.
Hệ thống không chỉ giúp nâng cao hiệu quả và giảm chi phí, mà còn tăng khả năng phối hợp giữa văn phòng và hiện trường, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất.
