1. Tổng quan
Khách hàng của chúng tôi – một ngân hàng thương mại quy mô vừa tại châu Á – đang tìm cách nâng cao hiệu quả kiểm soát tuân thủ trong quy trình I2C. Với hơn hàng nghìn hóa đơn và tài liệu cần xử lý hàng tuần, họ cần một giải pháp có thể tự động hóa quy trình kiểm tra tuân thủ, đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian mà vẫn dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện tại.
2. Thách thức
Phía ngân hàng gặp phải các vấn đề cụ thể sau:
- Khối lượng tài liệu khổng lồ:
Mỗi năm, có tới hàng chục nghìn hóa đơn, biên bản, và hợp đồng tài chính cần được rà soát. Việc xử lý hoàn toàn thủ công khiến quy trình mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
- Chi phí nhân sự cao:
Ước tính khoảng 30.000 giờ làm việc mỗi năm được tiêu tốn chỉ để rà soát tài liệu và đánh giá tuân thủ, ảnh hưởng đến khả năng phân bổ nguồn lực cho các hoạt động mang tính chiến lược hơn.
- Yêu cầu tuân thủ khắt khe:
Ngành tài chính đòi hỏi sự chính xác và minh bạch tuyệt đối trong các báo cáo và kiểm tra nội bộ, nếu không sẽ đối mặt với rủi ro pháp lý.
- Thiếu khả năng theo dõi và cảnh báo rủi ro sớm:
Các sai sót thường chỉ được phát hiện ở bước kiểm toán cuối cùng, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ và chi phí xử lý khủng hoảng.
3. Giải pháp – Triển khai AI Agent “Reg-Monitor”
Chúng tôi đã xây dựng và triển khai một AI Agent chuyên trách có tên “Reg-Monitor” để tự động hóa toàn bộ quy trình kiểm tra tuân thủ trong luồng Invoice-to-Cash.
Chức năng chính của Reg-Monitor bao gồm:
– Tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và tài liệu PDF: Sử dụng công nghệ OCR kết hợp NLP để đọc và hiểu nội dung từ nhiều định dạng tài liệu.
– So sánh dữ liệu với các quy tắc tuân thủ và chuẩn mực tài chính nội bộ: Agent có khả năng kiểm tra các thông tin như số tiền, thời hạn thanh toán, điều khoản hợp đồng, đối chiếu với các quy định hiện hành.
– Đánh dấu bất thường và cảnh báo rủi ro: Tự động highlight các khoản lệch chuẩn và tạo báo cáo đánh giá rủi ro gửi cho đội kiểm toán nội bộ.
– Soạn báo cáo kiểm toán chi tiết: Agent có thể tổng hợp dữ liệu và trình bày dưới dạng báo cáo có cấu trúc, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận kiểm toán.
– Tích hợp API với hệ thống ERP và DMS của ngân hàng: Giúp đồng bộ hóa dữ liệu tức thì, không cần thay đổi hệ thống hiện tại.
4. Kết quả đạt được
Sau 3 tháng triển khai thử nghiệm và vận hành chính thức, ngân hàng đã ghi nhận những kết quả ấn tượng:
- Giảm hơn 95% thời gian kiểm tra tuân thủ: Từ trung bình 30 phút/hóa đơn xuống còn chưa đến 2 phút/hóa đơn.
- Tiết kiệm 30.000 giờ làm việc mỗi năm – tương đương cắt giảm chi phí nhân sự khoảng 15 FTE (full-time employees).
- Tăng độ chính xác lên đến 98% trong kiểm tra tài liệu so với thao tác thủ công trước đây (~87%).
- Không ghi nhận sai sót trọng yếu nào trong kỳ kiểm toán tài chính gần nhất.
- Nhân sự được giải phóng khỏi các nhiệm vụ tốn thời gian, tập trung vào phân tích chiến lược và nâng cao dịch vụ khách hàng.
5. Công nghệ sử dụng
Để xây dựng AI Agent Reg-Monitor, chúng tôi ứng dụng các công nghệ tiên tiến sau:
- Nền tảng AI Agent Framework (do BAP phát triển): Cho phép xây dựng Agent tùy biến theo từng tác vụ tài chính.
- Natural Language Processing (NLP): Xử lý ngôn ngữ tự nhiên để hiểu và phân tích văn bản trong tài liệu.
- Machine Learning: Tự động học và cải tiến độ chính xác trong việc xác định lỗi tuân thủ.
- Optical Character Recognition (OCR): Nhận diện và trích xuất dữ liệu từ các tài liệu scan hoặc hình ảnh.
- API Layer: Kết nối mượt mà với các hệ thống như SAP, Oracle Financials, hoặc các phần mềm kế toán tùy chỉnh.
6. Kết luận
Sự ra đời của AI Agent “Reg-Monitor” đã giúp ngân hàng không chỉ tiết kiệm chi phí, tăng tốc quy trình, mà còn nâng cao mức độ tuân thủ – một yếu tố sống còn trong ngành tài chính. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc ứng dụng AI Agents không chỉ là xu hướng mà là lời giải hiệu quả cho các doanh nghiệp tài chính muốn chuyển đổi số quy trình cốt lõi.
Với khả năng thiết kế và tùy biến các AI Agents phù hợp cho từng mô hình doanh nghiệp, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn mở khóa tiềm năng tự động hóa thông minh cho mọi quy trình nghiệp vụ quan trọng. Để lại thông tin tại đây, chúng tôi sẽ chủ động liên hệ tư vấn ngay với bạn.
