ホレンソは従業員にとって基本的なソフトスキルの一つです。新入社員はよくホレンソのトレーニングと学習プロセスを経ます。彼らはまた、会社内での効果的なコミュニケーションを確保するために原則をしっかりと理解する必要があります。
多くの外国人が日本の企業で働く際、初めは仕事を非常によくこなしても、ホスト企業のコミュニケーションスタイルに適応するのが難しいと感じることがよくあります。この状況は文化的なコミュニケーションの壁に起因しているかもしれず、彼らはホレンソの原則を適切に適用する方法が明確ではないかもしれません。では、ホレンソとは何でしょうか？ どのようにこの原則を適用するのでしょうか？ 日本の顧客と仕事をする際にこの原則をどのように適用するかの詳細をご覧ください！
1. ホレンソとは何ですか？
ホレンソ原則は報告（Houkoku）、連絡（Renraku）、相談（Sodan）の三つの側面から構成されています。出典: tomojikan.com
ホレンソは日本語でほうれん草を指しますが、日本のオフィスではホレンソは日本人とのコミュニケーションと仕事の原則を指す頭字語で、別名「ほうれん草」とも呼ばれています。
ホレンソの構造はどのようなものでしょうか？ ホウ、レン、ソウの三つの頭字語から成り立っており、ベトナム語に翻訳すると報告（Reporting）、コミュニケーション（Communication）、相談（Consulting）に相当します。
ホレンソの概念は、山形セキュリティのCEOである山崎富士次によって1982年に出版された一冊の本で初めて現れました。彼はこの本を制作し、自社でホレンソの原則を実施し、それから日本の企業で広まり始めました。
ホレンソは従業員にとって基本的なソフトスキルの一つです。新入社員はよくホレンソのトレーニングと学習プロセスを経ます。彼らはまた、会社内での効果的なコミュニケーションを確保するために原則をしっかりと理解する必要があります。
2. ホレンソの原則の重要性は何ですか？
ホレンソはほとんどの日本の企業で一般的に適用されています。出典: akane.vn
ホレンソは企業が効果的に運営するための必要な原則です。これはまた、従業員が常に協力し、ビジネスの目標に向けて協力して働くためのコミュニケーションの鍵でもあります。
ホレンソは上司と部下の関係を強化するのにも役立ちます。従業員が定期的にホレンソを適用すると、信頼性も向上します。
ホレンソはまた、日本の企業での作業の進捗と生産性向上に寄与する要因の一つです。したがって、もし日本の企業で働きたいのであれば、ホレンソを学び、実践して企業文化に統合する必要があります。
3. ビジネスでのホレンソの原則の適用方法
3.1. 報告（Houkoku）
報告には日々の課題の報告や仕事の成果の報告が含まれます。積極的な報告は、上司がプロジェクトの進捗を把握し、困難が生じた際にサポートするのに役立ちます。
小規模なプロジェクトの場合、報告する最適なタイミングは割り当てられたプロジェクトを完了した直後です。大規模なプロジェクトの場合、プロジェクトの各小フェーズが完了するたびに定期的に進捗状況を報告する必要があります。
報告時には、報告する内容が完全であり、タイムリーであり、正確であることを心に留め、上司に敬意を示すようにする必要があります。虚偽や不正確な情報、信頼性のないデータ、読者への無礼な態度を報告するのを避ける必要があります。
3.2. 連絡（Renraku）
コミュニケーションはホレンソの原則を実践する不可欠な要素です。出典: vitranet24.com
Renraku（連絡）は同僚に対する簡潔で迅速な情報を指すフレーズです。Renrakuはまた、連絡を取り合うことを意味し、時間と密接に関連しています。そのため、日本人は仕事でこの原則に従うよう心掛けます。
適切なコミュニケーション方法：小さな問題に関しては、即座に口頭や電話でコミュニケートし、簡潔で理解しやすい方法で自己表現します。問題が複数の同僚を含む場合は、ミーティングを開催するか、メールを使用してコミュニケーションをとることができます。
不適切なコミュニケーション方法：冗長で混乱し、時間を浪費し、主要な業務に関連していないスタイルを使用する場合を指します。
3.3. Sodan（相談）: コンサルティング
日本の企業では、従業員に対して仕事を完了した後に意見を求め、議論することを奨励しています。従業員は会社のメンバーや上司と相談することができます。通常、これは1対1のモデルで行われます。この原則により、従業員は仕事をしているときに孤独を感じず、効率的なチームワークを促進します。
適切な相談方法：異なる個性を持つメンバーとのグループディスカッションを行い、さまざまな意見を記録します。明確で理解しやすい目的を持って議論し、すべてのメンバーの同意を得て決定します。
不適切な議論方法：少数の人数で行い、意見が少なく、それらの意見を記録しない場合を指します。議論の目的が曖昧で、最終的な決定がない場合もあります。
4. 日本の顧客と協力する際の開発者のためのホレンソ原則
最高の仕事をするために、開発者は多くのソフトスキルを持ち、仕事の際に柔軟にホレンソ原則を適用する必要があります。出典: tigosoftware.com
4.1. 作業前に確認
まず、ホレンソの原則を効果的に適用するために、開発者は顧客からのリクエストを実行する前に作業を確認する習慣を身につける必要があります。問題とその解決策、およびその問題を顧客と処理するためのコストを考慮して確認する必要があります。
それが真実であるかどうかにかかわらず、作業を始める前に顧客と確認する必要があります。これはミスを回避するだけでなく、顧客に対する尊重も示します。
4.2. 迅速に報告
タイムリーな報告は、ホレンソの報告原則（Houkoku）に類似した原則です。報告はマネージャーが迅速に問題を確認し、サポートできるようにします。上司はあなたをサポートし、一緒に仕事を処理するための手段を講じるでしょう。
仕事が順調に進んでいる場合でも、上司に報告する必要があります。なぜなら、経験豊富なマネージャーのような人しか検出できないかもしれない隠れた問題があるかもしれないからです。この報告はまた、マネージャーが作業の進捗を制御し、作業中により安心感を感じるのに役立ちます。
4.3. 常に情報を共有する
仕事中には、同僚や上司と情報を共有しようとする必要があります。これはライブアップデートやビジネスシステムでの発表、定期的なミーティングを通じて行うことができます。
情報を共有することで、お互いの作業状況を把握し合い、お互いに仕事を完了するのに役立ちます。仕事に問題がある場合は、同僚と相談して最適な解決策を見つけることができます。
4.4. 仕事中に積極的に行動する
開発者が日本の顧客と協力する際に最も重要なことは、仕事中に積極的に行動する必要があります。
積極的な仕事は自分自身とマネージャーの時間を節約します。同時に、これは仕事を早く完了させ、マネージャーが他のタスクを処理する条件を作り出すのにも役立ちます。
積極的に働くことは、あなたが勤勉で、時間を管理し、良い仕事の態度を持っていることを示すだけでなく、顧客により品質の高いサービスを提供するのにも役立ちます。
5. ホレンソ原則の適用例
例1: 個人的な問題があり仕事に行けない場合
解決策: 上司に “コンタクト – 連絡” して理由を説明し、休暇を申請する必要があります。休暇を申請することは、上司に対する尊重を示し、自分自身と他の人が時間をより積極的に活用するのに役立ちます。
例2: 上司が割り当てたプロジェクトXが進行中で進捗を報告する必要がある場合
解決策: ホウコクの原則を適用する必要があります。上司に次のように報告できます。「プロジェクトXの進捗状況を報告します。現在、会議でのすべての顧客リクエストが承認されました。プロジェクトは順調に進行しています。」
結論
ホレンソは、日本の企業が本国だけでなく他の国の支社でも普遍的に適用されている働き方の原則です。したがって、日本の顧客と定期的に連絡し仕事をするプログラマーであれば、ホレンソの原則を実践して、仕事の効率を向上させると同時に、顧客に素晴らしい体験を提供することが重要です。
