Thách thức phát triển offshore – Đây là giải pháp để cải thiện

Phát triển offshore để giải quyết tình trạng thiếu lao động ở Nhật Bản. Tuy nhiên, tình trạng hiện nay không ít thất bại. Dưới đây là các giải pháp mà BAP đã thực hiện cho hơn 100 dự án trong khoảng 4 năm thành lập để phát triển offshore không thất bại.

1. Làm thế nào để truyền đạt các yêu cầu và spec giải thích kỹ thuật cho các lập trình viên?

Khách hàng quyết định bảng spec giải thích kỹ thuật bằng tiếng Nhật, rồi truyển đạt lại cho phía phát triển kỹ thuật

Thách thức phát triển offshore chính là hiểu nhau qua bảng mô tả kỹ thuật của dự án. Phía Nhật, người ta mong đợi  bên đối phương rằng “bạn sẽ hiểu mà không cần nói”, nhưng ở các quốc gia khác nhau, sẽ rất khó để nắm bắt được ý định của bên Nhật. Do đó, việc truyền đạt bảng mô tả kỹ thuật cho các lập trình viên một cách chi tiết dễ hiểu là chìa khóa thành công.

Trong trường hợp BAP, sau khi khách hàng đặt yêu cầu phát triển, cuộc họp đầu tiên là với một cầu nối SE người Việt có nhiều kinh nghiệm đang làm việc tại Nhật hoặc người Nhật có kinh nghiệm. Kỹ năng tiếng Nhật của họ cao hơn N2 và họ có hơn 5 đến 6 năm kinh nghiệm phát triển tại Nhật Bản, vì vậy khách hàng có thể gặp nhau trao đổi bằng tiếng Nhật mà không gặp bất kỳ sự bất tiện nào.

Ví dụ, trong trường hợp hệ thống chuyên môn cao, các lập trình viên Việt Nam có thể khó hiểu thuật ngữ chuyên ngành, nhưng có thể trao đổi bảng mô tả kỹ thuật một cách thuận lợi thông qua BrSE giỏi chuyên môn có kinh nghiệm ở Nhật Bản. Ở giai đoạn xác định các yêu cầu, chúng tôi tạo QandA và liên lạc chặt chẽ với khách hàng để không có khoảng cách trong giao tiếp trao đổi kỹ thuật.

2.  Tạo cơ hội giao tiếp với team phát triển

•  Tạo cơ hội gặp mặt thường xuyên với khách hàng tại các cuộc họp định kỳ

Một vấn đề quan trọng trong phát triển offshore là giao tiếp. Bạn có thể bất an về việc giao dự án  cho một nhà phát triển mà bạn chưa gặp vì khoảng cách địa lý không dễ tiếp cận như ở Nhật Bản.

Ở BAP, sau khi đội ngũ thành viên phát triển được quyết định, các thành viên sẽ được giới thiệu với khách hàng bằng các cuộc gọi video như Skype. Sau đó, chúng tôi sẽ tổ chức các cuộc họp thường xuyên với BrSE và Comtor mỗi tuần và khi cần, các lập trình viên cũng sẽ tham dự để nói chuyện với khách hàng.

Tuy nhiên, điều được khuyến nghị nhất là đến thăm trực tiếp nơi phát triển. BAP tích cực tiếp đón các chuyến thăm của khách hàng. Chúng tôi cố gắng tạo mối quan hệ để khách hàng có thể dễ dàng nói ra ý kiến và trao đổi một cách tích cực với các lập trình viên.

• Phía phát triển hiểu phong cách làm việc của Nhật Bản

Một trong những lý do tại sao giao tiếp không suôn sẻ của của thử thách phát triển offshore là có sự khác biệt trong phong cách làm việc giữa Nhật Bản và Việt Nam. Khi phát triển offshore chúng tôi khuyên khách hàng nên đến trực tiếp để xem bối cảnh phát triển, nhưng tất nhiên điều quan trọng đối với các nhà phát triển là phải hiểu phong cách làm việc của Nhật Bản.

Hiện tại, có một sự khác biệt giữa Nhật Bản và Việt Nam trong phong cách làm việc theo trình tự ‘báo cáo・ liên lạc・ trao đổi’. BAP tổ chức các khóa học về phong cách làm việc cho các ứng viên Bridge SE và Comtor. Vì họ đã có năng lực tiếng nhật trên N3, họ sẽ tiếp xúc và hiểu hơn về phong cách kinh doanh của Nhật Bản.

Ví dụ: nếu một task bị trì hoãn, chúng tôi sẽ thảo luận khi nào cần báo cáo cho khách hàng và thảo luận tìm ra phương án tốt nhất để hướng dẫn trường hợp khách hàng không hiểu. Thông qua những nỗ lực này, chúng tôi cố gắng giảm bớt sự khác biệt giữa phong cách kinh doanh của Nhật Bản và Việt Nam và làm việc thoải mái với khách hàng.

3. Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi bàn giao dự án

Một trong những vấn đề offshore phổ biến nhất ở Việt Nam là giao hàng và chất lượng. Hai vấn đề này không phải suy nghĩ riêng biệt, nhưng  cân bằng cả 2 là rất quan trọng. Nếu bạn dành nhiều thời gian cho bất kỳ dự án nào, lỗi sẽ biến mất và chất lượng sẽ được cải thiện. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với chất lượng trong thời gian quy định.

• Làm việc hiệu quả bằng việc theo dõi quản lý task 

BAP đang quản lý các nhiệm vụ(task) một cách hiệu quả. PM giao task cho các thành viên sau khi xác nhận công việc trước với người phát triển. Kiểm tra cẩn thận xem bạn có đủ thời gian để làm việc với dự án trong giờ làm việc của bạn không.

Sau khi dự án được bắt đầu, các task ưu tiên được xác định trên hệ thống nội bộ công ty và sau đó giao cho các thành viên. Khi một nhiệm vụ được giao, sẽ được thông báo bởi các cảnh báo để các nhà phát triển có thể kiểm tra các nhiệm vụ của họ mà không bỏ sót.

• Kiểm tra sản phẩm cùng lúc với sự phát triển tránh mất thời gian quay lại

Việc Test sản phẩm cũng đang được thực hiện đồng thời với sự phát triển. Tìm cách chỉnh sửa bằng cách tạo bản demo và sử dụng nó từ phối cảnh của người dùng. Bằng việc vừa test vừa xác nhận với khách hàng khi cần thiết, việc mất thời gian do quay lại task được ngăn chặn.

4. Tóm tắt

Ở đây, chúng tôi tóm tắt những nỗ lực của BAP để giải quyết các vấn đề phát triển offshore.

• Nghe mô tả dự án kỹ lưỡng sau đó truyền đạt lại cho người phát triển
• Thiết lập các cuộc họp định kỳ với khách hàng
• Hiểu rõ phong cách làm việc của Nhật
• Theo dõi quản lý task
• Tiến hành test sản phẩm cùng lúc với phát triển

BAP Co., Ltd. có nhiều thành viên đã từng làm nhân viên chính thức tại một công ty lớn của Nhật Bản và họ hoàn toàn hiểu cách suy nghĩ của người Nhật về công việc. Và hơn nữa họ cũng hiểu cách làm việc của người Việt Nam, nên họ có thể giúp giải quyết các vấn đề phát triển offshore. Ngoài ra, các kỹ sư và nhân viên Nhật Bản có kỹ năng tiếng Nhật cao luôn tạo ra một môi trường dễ dàng giao tiếp với khách hàng.