Hệ thống SAP là hệ thống được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh hiện nay. Trong quá trình sử dụng hệ thống SAP, không thể thiếu các module tham gia vào quá trình di chuyển SAP phục vụ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy Module SAP là gì, các module tham gia vào quá trình di chuyển SAP S/4HANA như thế nào? Để làm rõ hơn về vấn đề này, BAP sẽ giới thiệu về module SAP và các khía cạnh liên quan qua bài viết dưới đây!
1. Module SAP là gì?
Có nhiều nhóm module khác nhau trong hệ thống SAP. Nguồn: https://outvio.com/
Module SAP được hiểu là các nhóm chức năng trong SAP dành cho từng lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như kế toán hay hậu cần. Dưới đây là một số module SAP cụ thể:
- Kế toán tài chính (FI)
- Kế toán quản trị (CO)
- Quản lý bán hàng (SD)
- Quản lý mua hàng và quản lý hàng tồn kho MM
- Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất (PP)
- Quản lý nhân sự
Bên cạnh các module SAP trên, khi kinh doanh, các nhóm tổ chức tài chính chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh quan trọng trong doanh nghiệp như kế toán tài chính và được phân thành các module nhỏ sau:
- Sổ cái FI – GL
- Quản lý các khoản phải thu FI -AR
- Quản lý các khoản nợ FI – AP
- Kế toán tài sản cố định FI – AA
Các module SAP có mối liên hệ mật thiết và hoạt động cùng nhau. Ví dụ:
Phiếu mua hàng đã mua trong module MM được xử lý và liên kết với phiếu nợ module FI – AP và phiếu bán hàng được ghi là doanh số bán hàng trong module SD đồng thời liên kết với phiếu phải thu module FI – AR.
SAP ERP là một hệ thống tích hợp các hệ thống kinh doanh trong doanh nghiệp, do đó các module SAP liên kết với nhau là điều vô cùng hợp lý, điều này giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh và hạch toán tốt hơn.
2. Di chuyển SAP là gì?
Di chuyển SAP S/4HANA là việc chuyển đổi hệ thống liên quan đến việc di chuyển các module đã sử dụng trong môi trường SAP. Mặt khác, di chuyển SAP còn liên quan tới việc di chuyển module nếu bạn đang sử dụng hệ thống của bên thứ ba.
Các loại dữ liệu được di chuyển sẽ được phân thành 3 loại chính như sau:
- Dữ liệu tùy chỉnh: Dữ liệu cài đặt tham số trong hệ thống SAP và chứa nhiều thông tin cài đặt khác.
- Dữ liệu chủ: Dữ liệu cơ bản như thông tin cơ bản về nhà cung cấp, khách hàng và tên mặt hàng.
- Dữ liệu giao dịch: Dữ liệu thu thập trong hoạt động hàng ngày như hóa đơn, chứng từ kế toán.
3. Các loại di chuyển SAP S/4HANA
Có 3 loại di chuyển SAP chính, mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng. Nguồn: https://erproof.com/
Di chuyển SAP gồm 3 loại chính:
- Chuyển đổi hệ thống.
- Triển khai mới.
- Di chuyển SAP có sự chọn lọc (sự kết hợp của cả hai loại di chuyển trên).
3.1. Di chuyển SAP 4/HANA loại chuyển đổi hệ thống
Ưu điểm:
- Là dữ liệu đầu vào cho các chức năng mới của S/4HANA, tất cả dữ liệu sau khi giới thiệu đều có thể sử dụng.
- Có thể bổ sung và sử dụng liên tục các tiện ích bổ sung nếu được điều chỉnh sau khi chuyển đổi hệ thống.
- Có sẵn cơ chế hoạt động, quy trình kinh doanh và hoạt động theo trạng thái hiện tại. Do vậy, loại di chuyển SAP này giúp tiết kiệm chi phí bán hàng, thời gian cũng như gánh nặng cho bộ phận người dùng.
- Hầu hết các tính năng có thể được sử dụng mà không ảnh hưởng tới môi trường hiện tại. Tuy nhiên, việc sử dụng các tính năng mới khá hạn chế.
- Có thể tiếp tục sử dụng GUI SAP sẵn có hoặc sử dụng GUI mới được S/4HANA áp dụng.
Nhược điểm:
- Có thể bổ sung các tiện ích mới nhưng phải được điều chỉnh phù hợp với S/4HANA.
- Có thể di chuyển phần lớn các tính năng của SAP S/4HANA nhưng không được phép di chuyển toàn bộ các tiện ích đó.
- Chạy dữ liệu theo tình hình thực tế và không có sự tiêu chuẩn hóa.
- Hạn chế về cơ hội tận dụng các tính năng mới của SAP S/4HANA vì nó dựa trên dữ liệu thực tế.
- Quy trình kinh doanh và các chức năng giống ECC.
3.2. Di chuyển SAP S/4HANA loại triển khai mới
Ưu điểm:
- Dễ dàng triển khai cách tiếp cận trường mới với SAP S/4HANA.
- Cho phép tái thiết kế và đơn giản hóa cũng như cải tiến quy trình thực hiện di chuyển.
- Triển khai các quy trình kinh doanh mới được cài đặt sẵn trên nền tảng dựa trên phương pháp tốt nhất.
- Dễ dàng thực hiện các chuyển đổi số công nghệ thông minh.
Nhược điểm:
- Cần cài đặt lại tất cả các tính năng trên hệ thống.
- Tạm dừng hoạt động và xây dựng mới các quy trình kinh doanh.
- Cần tạo thí nghiệm và lập báo cáo từ đầu.
- Chi phí triển khai cao, tốn thời gian và chứa đựng nhiều rủi ro.
3.3. Di chuyển SAP có sự chọn lọc
Di chuyển SAP có chọn lọc trải qua nhiều quy trình khác nhau. Nguồn:https://www.pasona.co.jp/
Ưu điểm:
- Có thể di chuyển tất cả các dữ liệu giao dịch, dữ liệu đã chọn, dữ liệu chính và các thư mục đang được sử dụng.
- Có thể di chuyển đầy đủ dữ liệu hoặc di chuyển từng phần.
- Có thể chuyển dữ liệu từ nhiều hệ thống khác hoặc chuyển dữ liệu sang các hệ thống thứ ba dựa trên S/4HANA.
- Tạo hệ thống di chuyển SAP S/4HANA nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Dễ dàng mở rộng chức năng, di chuyển dữ liệu, chuyển đổi sang S/4HANA trong dự án khác.
- Dễ dàng tối ưu hóa hoặc thay thế S/4HANA bằng các chức năng mới dựa trên quy trình kinh doanh cũ.
- Tiết kiệm thời gian kiểm tra và thực hiện dự án.
- Tiết kiệm thời gian ngừng sản xuất nhờ có tính năng Selective + Downtime Reduction.
Nhược điểm:
- Khá ít công ty và nhân viên sử dụng loại di chuyển này. Trên thế giới, chỉ có 4 doanh nghiệp tại Đức dùng loại di chuyển này và chỉ có 5 tổ chức cung cấp dịch vụ di chuyển dữ liệu có chọn lọc.
4. Mối quan hệ với các module trong quá trình di chuyển SAP
Các module trong quá trình di chuyển SAP có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nguồn: https://infoasia.com.vn/
Quá trình di chuyển SAP từ hệ thống thứ ba được thực hiện qua 5 bước như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch di chuyển
Bước 2: Liệt kê dữ liệu
Bước 3: Dọn dẹp dữ liệu
Bước 4: Tiến hành chuyển tiếp dữ liệu
Bước 5: Di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới.
Mối quan hệ giữa module và quá trình di chuyển SAP S/4HANA được xét qua các khía cạnh sau:
- Về mặt dữ liệu:
Trong quá trình triển khai dữ liệu SAP, không phải tất cả các module đều được sử dụng mà thường chỉ có một số module SAP nhất định được sử dụng. Điều này bởi vì lí do thời gian, chi phí và các yếu tố khác.
- Thời gian di chuyển SAP ảnh hưởng tới module FI:
Ngoài ra, lý do có thể xuất phát từ kế toán tài chính FI, dữ liệu được di chuyển sẽ phụ thuộc vào việc nó di chuyển vào đầu kỳ hạch toán hay trong kỳ. Module FI còn liên quan tới thời gian di chuyển SAP vì đây là dữ liệu quan trọng trong việc nộp thuế trong năm tài chính hiện tại hay năm trước. Do đó, thời gian di chuyển SAP cũng là yếu tố quan trọng.
Bởi vì mỗi module được liên kết trong SAP, vì vậy quá trình di chuyển module thường là di chuyển toàn bộ hệ thống chứ không phải là cho từng module cụ thể. Chính vì vậy, quá trình di chuyển SAP thường tốn rất nhiều thời gian và cần di chuyển toàn bộ module sang hệ thống mới để tránh ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động của module SAP.
5. Kết luận
Qua bài viết trên chắc hẳn bạn cũng nắm được quá trình các module tham gia vào di chuyển SAP và mức độ phức tạp của công nghệ di chuyển SAP S/4HANA.
Hiện nay, BAP Software là một trong số ít các đơn vị cung cấp dịch vụ SAP. Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn ứng dụng công nghệ SAP vào hoạt động kinh doanh thì hãy liên hệ ngay với BAP thông qua email service@bap.jp để được tư vấn và hỗ trợ.
BAP không chỉ có đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin chuyên môn cao mà còn có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ SAP với hệ thống văn phòng trải dài tại nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi.
