I. Microsoft Power Automate được hiểu là gì?
Microsoft Power Automate, trước đây gọi là Microsoft Flow, là phần mềm dựa trên đám mây cho phép nhân viên tạo và tự động hóa quy trình công việc và tác vụ ở mọi mức độ phức tạp trên nhiều ứng dụng mà không cần sự trợ giúp của nhà phát triển.
Microsoft Power Automate _ Giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp (Amaxra)
Quy trình công việc tự động được gọi là luồng (hay flow). Để tạo luồng, người dùng chỉ định hành động nào sẽ diễn ra khi một sự kiện cụ thể xảy ra. Sau khi xây dựng xong luồng, người dùng có thể quản lý luồng trên máy tính để bàn hoặc thông qua ứng dụng trên thiết bị di động. Power Automate tích hợp với nhiều dịch vụ và ứng dụng của Microsoft.
II. Lợi ích thiết thực của Microsoft Power Automate
Tận dụng phần mềm Power Automate, có thể giúp bạn tận dụng tối đa nguồn lực của mình. Dưới đây là tập hợp các lợi ích mà Power Automate có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng hiệu quả và thúc đẩy năng suất.
Power Automate tối ưu hóa các tiến trình (Microsoft 365 by MSO)
1. Cải thiện năng suất của lực lượng lao động
Power Automate giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất. Thay vì phải tốn nguồn lực để giải quyết các tác vụ lặp lại nhân viên có thể bằng phương thức tự động hóa để tối ưu nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất kinh doanh khả quan.
2. Tự động hóa các tác vụ trên các hệ thống kinh doanh
Giải pháp công nghệ này sẽ kết nối và tự động hóa các tác vụ khác nhau dựa trên nền tảng từ nhiều công cụ chuyên biệt kể cả trong và ngoài hệ sinh thái Microsoft. Các trình kết nối phổ biến bao gồm SharePoint, Trello, Outlook, Teams,….
3. Tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm lỗi của nhân viên
Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian cho phép nhân viên tập trung vào những điều thực sự quan trọng và cần nhiều sự chú ý hơn. Ngoài ra, tự động hóa làm giảm nguy cơ lỗi do tác vụ nhân viên thực hiện, do đó bạn có thể tự tin rằng các nhiệm vụ được thực hiện theo tiêu chuẩn cao nhất.
4. Tiết kiệm thời gian ra quyết định
Bằng cách tự động hóa các quy trình, chẳng hạn như quy trình phê duyệt để phản hồi yêu cầu nghỉ phép, phê duyệt tài liệu, cơ hội bán hàng, v.v., bạn có thể tiết kiệm thời gian ra quyết định.
III. Các loại tự động hóa quy trình
DPA và RPA được hiểu như thế nào trong Power Automate (Bizagi)
Có hai loại tự động hóa bao gồm DPA – Digital Process Automation và RPA – Robotic Process Automation.
1. DPA (Digital Process Automation) là gì?
Digital Process Automation tập trung vào việc cho phép tự động hóa các hệ thống hiện đại thông qua API, cho phép nhân viên hoặc nhà phát triển của công ty kết nối ứng dụng, dữ liệu và dịch vụ có sẵn. Với hơn 380 dịch vụ của bên thứ nhất và bên thứ ba thông qua các trình kết nối API tích hợp, sẽ giúp cho quy trình tự động hóa được diễn ra suôn sẻ.
Với hàng trăm trình kích hoạt, các nhân viên có thể bắt đầu quy trình công việc theo bất kỳ cách nào họ muốn. Nhân viên và nhà phát triển có thể tự động hóa hàng nghìn hành động bằng cách chọn từ các hành động được xác định trước hoặc tạo hành động của riêng họ.
Tất cả người dùng có thể bắt đầu nhanh chóng vì một nguồn templates phong phú đã được dựng sẵn, giúp người dùng dễ dàng tự động hóa ngay lập tức và tùy chỉnh khi nhu cầu của họ thay đổi.
2. RPA (Robotic Process Automation) là gì?
RPA được giải thích là công nghệ tự động hóa các tác vụ có tần suất lặp lại nhiều, trong trường hợp áp dụng RPA, các bot sẽ thực hiện những tác vụ theo các quy tắc hay thứ tự nhất định do con người thiết lập.
RPA có thể bắt chước các hành động của người dùng, chẳng hạn như nhấp, nhập, sao chép, dán và điều hướng trên các ứng dụng và giao diện khác nhau. RPA cũng có thể sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR – Optical Character Recognition), chatbot và tự động hóa nhận thức để xử lý dữ liệu phi cấu trúc và các tình huống phức tạp.
Doanh nghiệp nên lựa chọn RPA hay DPA?
Lựa chọn áp dụng giữa 2 phương pháp là RPA và DPA phải đòi hỏi có sự tính toán kĩ lưỡng vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Đầu tiên, doanh nghiệp hoặc người lãnh đạo cần xác định loại quy trình hoặc tác vụ mà doanh nghiệp cần tự động hóa. Nếu đó là các tác vụ lặp đi lặp lại, không đòi hỏi nhiều sự can thiệp từ con người, RPA có thể là lựa chọn lý tưởng. Bởi vì, RPA sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, đặc biệt trong các quy trình đơn giản và tần suất cao.
Các ứng dụng tiện ích của Power Automate (Learn Microsoft)
Tuy nhiên, trong trường hợp ngược lại nếu quy trình của công ty phức tạp, yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều hệ thống và nguồn dữ liệu khác nhau, DPA sẽ phù hợp hơn. Theo góc nhìn của BAP IT, DPA không chỉ tự động hóa mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình, mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng cao hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét ngân sách, thời gian và nguồn lực mà doanh nghiệp có sẵn. Trên thực tế, RPA thường dễ triển khai hơn và đòi hỏi ít đầu tư ban đầu, trong khi DPA có thể yêu cầu nhiều nguồn lực hơn nhưng mang lại lợi ích dài hạn.
Cuối cùng, để đảm bảo lựa chọn đúng đắn, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp có sẵn trên thị trường, thử nghiệm giải pháp phù hợp, lập kế hoạch triển khai rõ ràng và theo dõi kết quả sau khi triển khai để điều chỉnh khi cần thiết.
IV. Power Automate tích hợp RPA với GUI SAP
Hướng dẫn những yêu cầu cần thiết cho người dùng (Learn Microsoft)
1. Điều kiện tiên quyết
- Yêu cầu cấp phép
Đảm bảo bạn có giấy phép hợp lệ cho cả Power Automate và SAP GUI. Giấy phép Power Automate cần thiết để sử dụng tính năng tự động hóa, trong khi giấy phép SAP đảm bảo bạn có quyền truy cập vào các chức năng cần thiết trong SAP GUI.
- Yêu cầu phần mềm
Cài đặt Power Automate Desktop và SAP GUI trên các máy trạm. Đảm bảo rằng tất cả các trình điều khiển và kết nối cần thiết giữa Power Automate và SAP đều được cài đặt đúng cách.
- Cấu hình tập lệnh SAP GUI
Thiết lập các tập lệnh SAP GUI để tương tác chính xác với giao diện SAP. Kiểm tra và đảm bảo các tập lệnh hoạt động chính xác với giao diện SAP GUI để tránh lỗi trong quá trình tự động hóa.
- Thông tin xác thực Azure Key Vault (tùy chọn)
Nếu sử dụng Azure Key Vault, người dùng buộc phải đảm bảo dịch vụ này được cài đặt và cấu hình đúng cách. Ngoài ra, phải cấp quyền truy cập cho Power Automate để lấy thông tin xác thực từ Azure Key Vault, bảo mật thông tin trong quá trình tự động hóa.
2. Các thành phần cốt lõi
- Power Automate:
Đây là trung tâm điều phối của quy trình tự động hóa, cho phép bạn tạo, quản lý, và giám sát các luồng công việc tự động hóa. Nó sẽ cùng làm việc với các ứng dụng khác để thực hiện các tác vụ một cách liền mạch.
- Luồng máy tính để bàn:
Nơi bạn thiết lập các kịch bản tự động hóa cụ thể cho giao diện SAP GUI. Các luồng này sẽ thực hiện các thao tác trực tiếp trên máy tính, như nhập liệu, lấy dữ liệu, và điều hướng trong giao diện người dùng SAP.
- Power Automate Desktop:
Công cụ mà bạn sử dụng để xây dựng và chạy các luồng máy tính để bàn. Nó cung cấp giao diện đồ họa giúp dễ dàng tạo các kịch bản tự động hóa mà không cần viết mã phức tạp.
- Cổng dữ liệu tại chỗ (On-Premises Data Gateway):
Đây là thành phần quan trọng cho phép Power Automate kết nối và tương tác với các hệ thống dữ liệu nội bộ, bao gồm SAP. Nó đóng vai trò cầu nối, đảm bảo dữ liệu và lệnh được truyền tải an toàn và hiệu quả giữa Power Automate và hệ thống SAP cục bộ.
Kết luận
Tóm lại, Microsoft Power Automate giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng suất. Với sự kết hợp giữa RPA và DPA, Power Automate mang lại hiệu quả và linh hoạt cho mọi tổ chức. Không những thế, tích hợp với SAP GUI là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của tự động hóa.
