1. ERP đóng gói là gì?
ERP đóng gói (hay ERP pre-packaged) là một loại phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp được phát triển sẵn, tích hợp đầy đủ các phân hệ, nghiệp vụ cơ bản (như tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, nhân sự…) để phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau. Giải pháp này được đóng gói theo cấu trúc chuẩn, tiện dụng, giúp triển khai nhanh chóng mà không cần lập lại từ đầu. Tuy nhiên, nếu cần, hệ thống cũng cho phép cấu hình hoặc tùy biến ở một mức độ nhất định.
ERP for business – JLV enterprise
Như vậy, ERP được xem như một giải pháp quản lý hoàn chỉnh, tích hợp tất cả các nghiệp vụ mà một tổ chức cần. Dựa trên ERP, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu thập, quản lý thông tin, đánh giá hoạt động một cách tiện dụng.
Hơn thế, bởi tất cả các phòng ban đều được liên kết trong một hệ thống, nên luồng dữ liệu luôn thông suốt mà không bị gián đoạn. Giải pháp này được các tổ chức lớn trên thế giới áp dụng để kiểm soát, tối ưu hoạt động, cũng như quản lý nguồn lực một cách đồng bộ.
Dưới đây chúng tôi cũng sẽ giới thiệu đến bạn 3 loại ERP đóng gói phổ biến:
Microsoft Dynamics 365
Oracle ERP
2. Lợi ích của ERP đóng gói
Dưới đây là một số lợi ích mà ERP đóng gói mang lại cho các tổ chức:
➥ Tăng năng suất lao động:
Một lợi ích chính mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận được từ ERP đóng gói chính là tăng năng suất lao động. Với ERP, dữ liệu được minh bạch, chính xác, tiện dụng, giúp nhân viên hoàn thành công việc mà không mất thời gian chờ đợi hoặc xử lý thủ công.
➥ Dữ liệu chính xác:
Khi sử dụng ERP, thông tin luôn được đồng bộ, minh bạch. Việc kiểm kho hoặc tìm lỗi trong tài chính, kế toán cũng tiện dụng hơn bởi dòng dữ liệu luôn được cập nhật thời gian thực.
➥ Cải thiện ra quyết định:
Đưa ra một quyết định chính xác luôn đòi hỏi đầy đủ dữ kiện, thông tin chính xác, kịp thời. Vì thế, khi áp dụng ERP, các nhà quản lý hoàn toàn tự tin ra quyết định tại thời gian khủng hoảng hoặc khi thị trường thay đổi.
➥ Nâng cao môi trường làm việc:
Nhờ vào tiện dụng, khả năng đồng bộ, một nhân viên chỉ cần một màn hình để truy cập đầy đủ thông tin liên quan đến công việc của họ. ERP giúp xử lý, lập báo cáo, theo dõi… tiện dụng, từ đó tăng năng suất.
➥ Tích hợp quy trình:
Một ưu thế nổi trội của ERP đóng gói là khả năng đồng bộ hoàn toàn các quy trình. Nếu chưa áp dụng ERP, các phòng ban sẽ hoạt động một cách riêng lẻ, dữ liệu phân tán, khó kiểm soát. Nhưng với ERP, tất cả dữ liệu được đưa về một hệ thống, tiện dụng, minh bạch, giúp tối ưu hoạt động của tổ chức.
3. 3 loại ERP đóng gói phổ biến
Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu 3 loại ERP đóng gói được nhiều tổ chức tại Nhật bản áp dụng:
3.1 Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 Platform – Source: Cosmo Consult
Đây là giải pháp ERP của Microsoft, cung cấp đầy đủ các tiện ích từ quản lý khách hàng, tài chính, đến dịch vụ, tiếp thị, vận hành, sản xuất, dự án…
➥ Xây dựng theo nhu cầu:
Những tiện ích này hoàn toàn có thể tách rời hoặc ghép lại tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Hiện tại, Microsoft phát triển 2 bản: Business (cho DN vừa, nhỏ) và Enterprise (cho DN lớn).
➥ Nâng cao năng suất:
Những tiện ích này khi được tích hợp với Microsoft Outlook, Microsoft Office 365 sẽ giúp tiện dụng, đồng thời tăng năng suất, bởi một nhân viên hoàn toàn có thể xử lý nhiệm vụ từ Outlook mà không cần chuyển sang chương trình khác.
➥ Làm việc thông minh:
Những tiện ích như Microsoft Power BI, Cortana Intelligence, Azure Machine… sẽ giúp tổ chức đưa dữ kiện vào phân tích, lập kế hoạch một cách tiện dụng, chính xác.
➥ Đa nền tảng:
Microsoft Dynamics 365 khả dụng trên iOS, Android, Windows Phone. Hơn thế, chương trình hoàn toàn hoạt động được ở trạng thái ngoại tuyến, khi có mạng, dữ liệu sẽ đồng bộ lại.
3.2 ERP Oracle
ERP Oracle – Source: Pinterest
ERP Oracle là một nền tảng đám mây, cung cấp các ứng dụng bao gồm tài chính, FMCG, quản lý nhân sự, phân phối và sản xuất. Giải pháp này phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng, từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa đến các công ty lớn. Các tính năng chính bao gồm:
Quản lý tài chính
Quản lý dự án
Quản lý mua hàng
CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
Sản xuất
Lập kế hoạch logistics
Báo cáo
Kinh doanh thông minh
Và một số tính năng khác như:
Quản lý bất động sản
Sức khoẻ và môi trường
Giao dịch hàng hoá
Quản lý chất lượng sản phẩm
Phần mềm này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng vào hệ thống của họ:
- Cập nhật thường xuyên:
Oracle cung cấp 2 bản cập nhật mỗi năm để khắc phục các lỗi phát sinh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Quản lý đồng bộ trên một cơ sở dữ liệu:
Hiện tại, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý tất cả các hoạt động của mình trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Việc này giúp các phòng ban, ban giám đốc, quản lý kiểm soát tiện dụng, đồng thời công việc cũng đồng bộ, minh bạch hơn.
- Tăng cường bảo mật:
Khi sử dụng Oracle, dữ liệu của doanh nghiệp luôn được mã hoá và cô lập. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng nếu tổ chức muốn triển khai một hệ thống ERP an toàn.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác:
Những tiện ích này cho phép doanh nghiệp tích hợp thêm các phần mềm của bên thứ ba khi nhu cầu kinh doanh thay đổi, một tính năng cực kỳ tiện dụng khi tổ chức phát triển về sau.
3.3. ERP SAP Business One
SAP Business One – Source: Suprenis
SAP Business One phù hợp với nhiều phân hệ, như kế toán, sản xuất, bán lẻ, phân phối. Hơn thế nữa, phần mềm này được phát triển trên nền tảng đám mây tích hợp, nên hoàn toàn phù hợp để áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau:
Tài chính
CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
Quản lý kho
Bán hàng
Tất cả các nghiệp vụ đều được vận hành đồng bộ trong một hệ thống. Ngoài ra, SAP Business One còn hỗ trợ giao dịch đa tiền tệ, đa ngôn ngữ để phù hợp với các doanh nghiệp trên khắp thế giới. Hệ thống cũng cung cấp một nền tảng dịch vụ từ xa, cho phép:
Tự động kiểm tra sức khoẻ hệ thống
Lên lịch bảo dưỡng cơ sở dữ liệu
Kiểm định trước khi nâng cấp
Tự động khắc phục lỗi khi phát hiện
Bên cạnh đó, khi lựa chọn nền tảng này, các doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi thế như:
- Giảm chi phí xử lý đơn hàng
- Tính toán giá bán một cách chính xác, tiện dụng
- Tạo một môi trường làm việc hiệu quả hơn cho nhân viên
- Cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời
- Giúp quản lý một cách minh bạch, đồng thời phù hợp với nhu cầu của từng lĩnh vực
Nói một cách khách quan, SAP là một giải pháp ERP hàng đầu thế giới, hoàn toàn phù hợp với các công ty Nhật Bản. Với SAP, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể tùy biến hoặc tích hợp thêm các dịch vụ từ bên thứ ba nếu cần.
4. Quy trình phát triển ERP đóng gói
Dưới đây là một số bước cơ bản mà tổ chức nên chuẩn bị khi phát triển một hệ thống ERP đóng gói:
➥ Chuẩn bị:
Đây là giai đoạn khởi động, tại thời gian này, chủ DN cần xác định mục tiêu, nhu cầu, lựa chọn đối tác phát triển (như BAP), đồng thời tìm hiểu khái niệm cơ bản về ERP.
➥ Lập kế hoạch:
Sau khi tìm được đối tác, hai bên sẽ cùng nhau lập kế hoạch, khảo sát nhu cầu, tài nguyên… Từ đấy sẽ đưa ra bản yêu cầu, khung thời gian, nguồn lực cần thiết.
➥ Kiểm thử:
Nhà phát triển sẽ bắt đầu tuỳ biến ERP theo nhu cầu của khách hàng, chủ yếu ở các khâu như form báo cáo, luồng xử lý, mối quan hệ phòng ban…
➥ Đánh giá:
Hệ thống sau khi hoàn thiện sẽ được đưa vào kiểm thử ở một bộ phận, một khu vực để xem xét, đánh giá, hoàn thiện trước khi triển khai rộng.
➥ Triển khai:
Khi hoàn tất kiểm thử, ERP sẽ được đưa vào sử dụng chính tại tổ chức. Từ thời gian này, các phòng ban sẽ được hướng dẫn, đào tạo đầy đủ về cách sử dụng.
5. Tại sao ERP đóng gói thất bại?
Dưới đây là một số lý do tại sao một số dự án ERP đóng gói lại thất bại, từ đấy chúng ta hoàn toàn có thể rút ra được bài học:
➥ Kỳ vọng chưa thực tế:
Nếu tổ chức đưa ra yêu cầu, mục tiêu chưa phù hợp, hoặc nhà phát triển hạ thấp thời gian, chi phí mà họ hoàn thành, lúc này một số tiện ích sẽ bị lược bớt, hoặc phát sinh thêm các yêu cầu, từ đấy đẩy cao chi phí.
➥ Thiếu quản lý, kiểm soát:
Những dự án ERP đòi hỏi một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, kiểm soát được thời gian, tài chính, tài nguyên. Nếu ban quản lý, ban giám đốc không kiểm soát được, khả năng thất bại sẽ tăng cao.
➥ Tùy biến quá nhiều:
Những nhà phát triển luôn khởi động với suy nghĩ “càng ít tuỳ biến càng tiện dụng”. Nhưng khách hàng lại luôn muốn thêm tiện ích theo nhu cầu, nếu tuỳ biến một cách không kiểm soát, lúc hoàn thành, hệ thống sẽ phức tạp, khó bảo trì, mà chưa chắc phù hợp hoàn toàn nhu cầu.
➥ Nguồn lực chưa đủ kinh nghiệm:
Những nhà tư vấn, lập chương chưa đủ kinh nghiệm sẽ khó đưa ra giải pháp phù hợp, hoặc hướng khách hàng theo một lộ trình sai.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp để phát triển hệ thống quản lý của doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với BAP!
Với đội ngũ đầy kinh nghiệm cùng kiến thức vững vàng, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, đưa ra giải pháp tối ưu, phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bên cạnh ERP, BAP còn cung cấp đa dạng dịch vụ như Blockchain, dịch vụ Web, trí tuệ nhân tạo…, giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ sinh thái quản lý, đồng thời bứt phá mạnh mẽ trong thời đại số.
Hãy cùng BAP đồng hành trên con đường phát triển của bạn!
