Trong bối cảnh áp lực thiếu nhân lực và thúc đẩy chuyển đổi số ngày càng lớn, ngày càng nhiều doanh nghiệp cân nhắc “thuê ngoài bộ phận IT nội bộ”. Bài viết này phân tích kỹ ưu điểm, nhược điểm khi thuê ngoài nghiệp vụ IT, cùng cách tiến hành để không thất bại.
Giao được những gì và giao đến đâu
Thuê ngoài bộ phận IT nội bộ nghĩa là giao một phần hoặc toàn bộ công việc mà bộ phận hệ thống thông tin đảm nhận cho một công ty chuyên môn bên ngoài. Phạm vi có thể giao rất rộng: từ hỗ trợ người dùng, vận hành hạ tầng, đến phát triển và bảo trì hệ thống.
Không phải giao khoán tất cả, mà thường chọn phạm vi phù hợp: “giữ việc lõi ở nội bộ, giao việc định kỳ và các dự án phát triển đơn lẻ ra bên ngoài”.
“Mục đích là “phân vai”, không phải “giao khoán”.”
Nội bộ tập trung vào việc giá trị cao như hoạch định và chuyển đổi số, phần còn lại giao ra ngoài — đó mới là bản chất của thuê ngoài.
Xác định đối tượng giao việc
Thuê ngoài bộ phận IT chia thành bốn nhóm lớn. Tùy theo vấn đề của doanh nghiệp mà chọn phạm vi giao việc.
🖥️ Hỗ trợ & vận hành Xử lý yêu cầu người dùng, quản lý tài khoản, cài đặt máy… các công việc vận hành hằng ngày. | ☁️ Vận hành – giám sát hạ tầng Xây dựng, giám sát, bảo trì server, mạng, đám mây. Có thể hỗ trợ 24/7. |
🛠️ Phát triển hệ thống Phát triển mới hệ thống nghiệp vụ, web app; chỉnh sửa, chuyển đổi hệ thống hiện có. | 🔧 Bảo trì & bảo mật Bảo trì sau khi ra mắt, xử lý lỗ hổng, giám sát bảo mật… các công việc liên tục. |
Bốn giá trị đạt được từ thuê ngoài
Những điều cần biết trước
Bên cạnh nhiều ưu điểm, thuê ngoài cũng có nhược điểm. Tuy nhiên, tất cả đều có thể phòng tránh bằng chuẩn bị từ trước.
Chọn hình thức phù hợp với bạn
Cơ cấu bộ phận IT chủ yếu có ba lựa chọn. Hãy hiểu đặc điểm từng loại và chọn hình thức hợp với tình hình của bạn.
Nếu ưu tiên chuyên môn và tối ưu chi phí, thuê ngoài là lựa chọn mạnh. Việc tích lũy know-how nội bộ có thể bù đắp bằng cách khéo léo thiết kế cơ chế báo cáo.
Bốn bước then chốt
Là “đối tác” chứ không phải “bên nhận việc”
Điều quan trọng nhất là xem bên nhận thuê ngoài là một “đối tác” chứ không chỉ là “bên nhận việc”. Khi chia sẻ mục đích và thông tin, cùng làm như một thành viên của đội nội bộ, thuê ngoài bộ phận IT sẽ trở thành vũ khí mạnh cho chuyển đổi số, vượt xa việc chỉ giải quyết thiếu nhân lực.
BAP là công ty phát triển phần mềm & offshore cho thị trường Nhật Bản, có pháp nhân và văn phòng tại Tokyo & Osaka. BAP hỗ trợ thuê ngoài nghiệp vụ IT từ cả hai phía: phát triển và vận hành.
Bắt đầu từ việc sắp xếp phạm vi giao việc. BAP đề xuất cơ cấu tối ưu nhất cho bộ phận IT của bạn.
