Offshoring và Outsourcing là hai công cụ của kinh doanh hiện đại ngày nay. Hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu đang tham gia vào hoạt động offshoring và outsourcing.offshoring và outsourcing mà các doanh nghiệp cần nắm.
I. Khái niệm
1. Offshoring là gì?
Offshoring là thuật ngữ đề cập đến việc hoàn thành công việc ở một quốc gia khác. Hay nói cách khác, offshoring là hình thức đặt một số hoạt động kinh doanh hoặc cơ sở kinh doanh ở nước ngoài.
Mục tiêu của offshoring là giảm chi phí của dịch vụ hoặc quy trình mà công ty đang cung cấp.
Ví dụ: Một công ty Trung Quốc xây dựng nhà máy sản xuất tại Việt Nam.
Offshoring là các hoạt động kinh doanh được thực hiện ở nước ngoài – Hình ảnh: educba.com
2. Outsourcing là gì?
Outsourcing nghĩa là thuê ngoài. Cụm từ này được đưa vào thuật ngữ kinh doanh từ những năm 1980. Outsourcing đề cập đến quá trình ký hợp đồng làm một số nhiệm vụ nhất định với một bên thứ ba để gia công phần mềm, thực hiện nhiệm vụ thay cho đội ngũ nhân viên nội bộ của công ty.
Hiểu một cách đơn giản, outsourcing là hoạt động thuê nhân lực bên ngoài để giải quyết công việc mà doanh nghiệp cần.
Khi một doanh nghiệp thuê ngoài một dịch vụ hoặc sản phẩm, có nghĩa là họ không tự sản xuất được dịch vụ hoặc sản phẩm đó. Mục tiêu của outsourcing là để tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh mà công ty có chuyên môn và không mất nhiều tài nguyên cho các hoạt động phụ trợ.
Ví dụ: Một doanh nghiệp cần số lượng lớn lập trình viên phần mềm trong vòng 06 – 08 tháng để phát triển một ứng dụng. Họ sẽ thuê ngoài dịch vụ phát triển phần mềm tại một công ty hoặc đội ngũ để thực hiện thay vì tuyển một đội nhân viên lập trình tốn nhiều chi phí.
Outsourcing là hình thức thuê ngoài – Hình ảnh: tecnowork.com
II. Lợi ích
1. Lợi ích của Offshoring
- Chi phí lao động thấp hơn:
Offshoring giúp tiết kiệm chi phí và giảm lao động. Bằng cách làm việc với các nhóm ở các quốc gia có mức lương thấp hơn, các doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các tiêu chuẩn dịch vụ cao tương tự.
- Hoạt động kinh doanh liên tục:
Bằng cách phân bổ các nhóm ở các quốc gia khác nhau với các múi giờ khác nhau. Doanh nghiệp có thể hoạt động 24/7. Khi bạn đang ngủ, nhóm của bạn ở quốc gia khác có thể đang làm việc. Điều này sẽ đảm bảo một quy trình làm việc liên tục đối với các dự án ở cả công ty mẹ và công ty thuê ngoài của bạn.
- Có thể tiếp cận các thị trường nước ngoài:
Khi bạn có một cơ sở kinh doanh ở một quốc gia khác, lực lượng lao động quốc tế của bạn có thể giúp khám phá các thị trường mới ở đó.
Offshoring giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp – Hình ảnh: fullscale.io
2. Lợi ích của Outsourcing
- Tối ưu chi phí: Thông thường, các công ty nhận thấy rằng việc ký hợp đồng với bên thứ 3 sẽ rẻ hơn.
- Tiết kiệm thời gian:
Doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm nhân lực có chuyên môn. Nguồn nhân lực thuê ngoài đã có chuyên môn cao trong lĩnh vực bạn cần nên việc tiến hành công việc trở nên nhanh chóng hơn.
- Tập trung vào những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp:
Việc thuê ngoài những lĩnh vực không phải trọng tâm giúp doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực và chi phí vào những hoạt động chính.
- Chất lượng:
Với các công ty không có chuyên môn nội bộ cho một số hoạt động nhất định, việc thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn và các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn so với khi doanh nghiệp tự thực hiện.
- Nguồn lao động linh hoạt:
Thông thường, một công ty không thể tuyển dụng nhân viên chỉ làm việc trong một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành dự án rồi nghỉ. Vì vậy, Outsourcing có thể mang lại sự linh hoạt để công ty không phải lo lắng về việc tuyển dụng và sa thải nhân sự.
- Giảm thiểu rủi ro:
Việc sử dụng nhân sự thuê ngoài tạm thời giúp giảm những áp lực công việc đối với các nhân viên khác, cũng như giảm thiểu sự vắng mặt và yêu cầu bồi thường của người lao động trong thời gian dài.
III. Rủi ro của Offshoring và Outsourcing
Mặc dù offshoring và outsourcing mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Nhưng đồng thời, các hình thức này cũng đi kèm một số rủi ro.
Cả hai hình thức offshoring và outsourcing đều có thể mang lại rủi ro cho doanh nghiệp – Hình ảnh: axveco.com
1. Rủi ro của Offshoring
- Rào cản ngôn ngữ và văn hóa:
Các giám đốc điều hành tại trụ sở chính có thể không quen với văn hóa địa phương của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài của họ. Điều này có thể ảnh hưởng đến lịch nghỉ lễ, giao tiếp hàng ngày, hoặc những hiểu lầm liên quan đến ngôn ngữ cơ thể,…
Việc càng quen thuộc với văn hóa và ngôn ngữ của nhau thì càng tốt cho công việc kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu, đào tạo để hiểu và thu hẹp khoảng cách văn hóa giữa hai bên.
- Chênh lệch múi giờ:
Múi giờ khác nhau ở các quốc gia mang lại lợi thế là đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm bất lợi là có thể gặp phải sự chậm trễ trong giao tiếp, khó thiết lập một cuộc họp nhóm với tất cả các thành viên trong nhóm.
Với vấn đề này, điều quan trọng là phải có ít nhất một vài giờ làm việc chung cho các nhóm nội bộ và nước ngoài. Và để đảm bảo thông tin liên lạc giữa hai bên thông suốt hơn, mỗi bên có thể có một đội chuyên làm việc theo ca để phối hợp với nhau.
- Vấn đề kiểm soát chất lượng:
Do các điều kiện và quy định sản xuất tại địa phương có thể khác rất nhiều so với quốc gia của bạn. Sản phẩm của một công ty nước ngoài có thể không đáp ứng được kỳ vọng. Hơn nữa, sự gián đoạn và chậm trễ trong chuỗi cung ứng địa phương có thể ảnh hưởng đến việc giao hàng.
Bạn nên triển khai một nhóm để hiểu về chính quyền địa phương, các quy định và thông lệ kinh doanh của địa điểm nước ngoài. Thiết kế một quy trình kinh doanh để đảm bảo chất lượng và giao hàng kịp thời.
2. Rủi ro của Outsourcing
- Thiếu sự kiểm soát và liên kết:
Mức độ kiểm soát phụ thuộc vào khoảng cách địa lý của nhà cung cấp. Với khoảng cách xa hơn, việc theo dõi hiệu suất hay kiểm tra trực tiếp sẽ khó khăn hơn. Đồng thời, việc không gặp gỡ trực tiếp mà chỉ làm việc qua internet khiến hai bên không hiểu hết ý của nhau. Từ đó, dẫn đến sự thiếu liên kết trong các mục tiêu kinh doanh dài hạn của khách hàng và nhà cung cấp.
Tuy vậy, trong thời điểm hiện tại, việc di chuyển bằng máy bay từ nước này qua nước khác khá tiện lợi. Bạn chỉ mất vài giờ đồng hồ để có thể đến đó gặp gỡ, chia sẻ mong muốn và kiểm tra tiến độ. Bên cạnh đó, bạn có thể đưa ra một vài biện pháp quản lý dự án như: đặt thời gian biểu cho các cuộc họp, theo dõi KPI và số liệu,…
- Bảo mật thông tin:
Nếu bạn thuê phải một bên thứ ba kém uy tín, thông tin bảo mật của công ty có thể bị rò rỉ ra bên ngoài.
Để đối phó với rủi ro bảo mật này, doanh nghiệp hãy lập hợp đồng thuê ngoài chặt chẽ để ký kết. Hoặc có thể yêu cầu các bên liên quan tham gia NDA (Thỏa thuận không tiết lộ).
- Chi phí ẩn:
Outsourcing có lợi thế tiết kiệm chi phí, tuy nhiên nếu phát sinh thêm chi phí ẩn, nó sẽ trở thành một rủi ro. Bởi trong giai đoạn phát triển dự án, bạn có thể gặp phải những chi phí không lường trước được như: dịch vụ ngoài giờ, xử lý sự cố,…
Nếu muốn tránh các chi phí ẩn và nằm trong phạm vi ngân sách, bạn cần tìm hiểu cụ thể về các yêu cầu của dự án để đảm bảo quy trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tránh các sai sót. Đồng thời, phân tích kỹ lưỡng các sản phẩm. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được báo giá cho dự án và biết chính xác những gì bạn sẽ chi tiêu trước thời hạn.
Vậy các doanh nghiệp có nên thuê ngoài không?
Thuê ngoài là cách tốt nhất để hoàn thành công việc của bạn với chi phí thấp hơn. Giống như mọi hình thức hoạt động khác, nó cũng có một vài rủi ro riêng nhưng không đáng ngại. Đừng để điều đó ngăn cản bạn giúp doanh nghiệp phát triển. Tất cả những gì bạn cần làm là kiểm tra thường xuyên, chú ý đến các chi tiết và làm việc để giảm thiểu rủi ro.
Thị trường Offshoring và Outsourcing thực sự là lựa chọn đúng đắn cho những công ty muốn phát triển sản phẩm nhưng không có nhiều chuyên môn. Tuy nhiên, bạn cần phải phân biệt được hai hình thức này để có thể chọn ra loại hình phù hợp và tốt nhất cho các hoạt động doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu thêm về thách thức phát triển offshore tại đây
