“Chỉ người đó mới biết” — một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất ở bộ phận IT là sự phụ thuộc vào cá nhân. Nhân sự nghỉ việc hay vắng mặt lập tức trở thành rủi ro cho doanh nghiệp. Bài viết này trình bày cách chuẩn hóa nghiệp vụ bộ phận IT và những điểm thực hành để phòng chống phụ thuộc cá nhân.
Phụ thuộc Trạng thái mà nghỉ việc/vắng mặt là rủi ro ngay | Chuẩn hóa Trạng thái ai cũng xử lý được cùng chất lượng | Cơ chế hóa Từ phụ thuộc cá nhân sang tổ chức đảm nhận |
Không dựa vào “người” mà vận hành bằng “cơ chế”
Chuẩn hóa nghiệp vụ là đưa những công việc vốn phụ thuộc vào một cá nhân về trạng thái mà ai cũng có thể thực hiện theo cùng quy trình, cùng chất lượng. Thông qua việc lập tài liệu quy trình, thống nhất quy tắc và chuẩn bị công cụ, ta vận hành công việc bằng “cơ chế” thay vì bằng “người”.
Bộ phận IT đặc biệt dễ bị phụ thuộc cá nhân. Kiến thức về từng hệ thống và cách vận hành chỉ nằm trong đầu vài người — để mặc tình trạng này, hễ người đó rời đi là công việc ngừng lại ngay.
“”Chỉ người đó mới biết” không phải lời khen, mà là một rủi ro.”
Dựa vào một người cụ thể trông có vẻ hiệu quả, nhưng lại là lỗ hổng lớn đối với tổ chức.
Vì sao không thể để mặc
🚨 Ngừng việc khi nghỉ/vắng Người phụ trách rời đi là không ai xử lý được, công việc ngừng lại. Rủi ro nghiêm trọng nhất. | 📉 Chất lượng dao động Tùy người xử lý mà chất lượng và cách phán đoán khác nhau, mức dịch vụ không ổn định. |
🐌 Bàn giao và đào tạo khó khăn Vì quy trình không được viết ra, việc bàn giao ngốn thời gian khổng lồ. | 🔒 Cải thiện không tiến triển Công việc thành hộp đen, không phát hiện được vấn đề và không cải thiện được. |
Thoát khỏi phụ thuộc cá nhân
Từ nhìn rõ đến duy trì
Chuẩn hóa, chìa khóa thành công là không vội làm tài liệu ngay mà tiến hành theo từng bước.
Đối tượng nên bắt tay trước
Nếu phân vân bắt đầu từ đâu, hãy khởi động từ những “việc tần suất cao và dễ phụ thuộc cá nhân” như dưới đây thì hiệu quả.
Không phải làm xong là hết
Chuẩn hóa không phải dự án làm một lần. Rà soát liên tục theo chu trình PDCA mới tạo ra được chuẩn thật sự vận hành được.
P Plan (Kế hoạch) Xác định công việc cần chuẩn hóa và mục tiêu. | → | D Do (Thực hiện) Lập tài liệu và đưa vào vận hành thực tế. | → | C Check (Đánh giá) Vận hành rồi rà soát vấn đề và điểm khó dùng. | → | A Act (Cải thiện) Cập nhật tài liệu, làm chuẩn tiến hóa dần. |
Ba điều cần lưu ý
Tận dụng đối tác bên ngoài
Công việc đã chuẩn hóa còn mang lại một lợi ích lớn: dễ giao cho đối tác bên ngoài hơn. Khi quy trình rõ ràng, dù thuê ngoài vẫn giữ được chất lượng. Chuẩn hóa chính là con đường tắt tới cả hai đích: giảm tải cho bộ phận IT và thuê ngoài hiệu quả.
BAP là công ty phát triển phần mềm & offshore cho thị trường Nhật Bản, có pháp nhân và văn phòng tại Tokyo & Osaka. BAP hỗ trợ từ chuẩn hóa nghiệp vụ đến vận hành – bảo trì.
Bắt đầu từ việc rà soát công việc. BAP đề xuất cách xây cơ chế không phụ thuộc cá nhân.
