Nhiều người nước ngoài làm việc tại các công ty Nhật Bản thường gặp khó khăn trong việc thích nghi với phong cách giao tiếp trong doanh nghiệp sở tại dù ban đầu họ hoàn thành rất tốt công việc của mình. Tình trạng này có thể là do rào cản về văn hóa giao tiếp và họ chưa biết rõ về cách áp dụng đúng nguyên tắc Horenso. Vậy Horenso là gì? Phương pháp áp dụng nguyên tắc này như thế nào? Hãy cùng BAP Software tìm hiểu toàn bộ thông tin về phương pháp Horenso và cách áp dụng nguyên tắc này khi làm việc với khách hàng Nhật Bản nhé!
1. Horenso là gì?
Nguyên tắc Horenso được cấu tạo từ ba khía cạnh: Houkoku, Renraku và Sodan. Nguồn: tanca.io
Horenso trong tiếng Nhật có nghĩa là rau bina, nhưng trong các văn phòng công sở tại Nhật Bản, Horenso là từ viết tắt của nguyên tắc giao tiếp và làm việc với người Nhật, hay còn gọi là Hourenso.
Cấu tạo từ Horenso là gì? Hourenso được cấu thành bởi ba từ viết tắt: Hou, ren và sou, dịch ra tiếng Việt là Báo cáo, Giao tiếp và Tư vấn.
Khái niệm Horenso xuất hiện lần đầu tiên trong cuốn sách xuất bản bởi Giám đốc điều hành của Yamanata Security, Tomiji Yamazaki vào năm 1982. Ông đã cho ra đời cuốn sách này và triển khai nguyên tắc Horenso tại công ty của mình và từ đó nó bắt đầu phổ biến tại các công ty Nhật Bản.
Horenso là một trong những kỹ năng mềm cơ bản dành cho nhân viên. Nhân viên mới thường trải qua quá trình đào tạo và học hỏi Horenso. Họ cũng cần nắm chắc các nguyên tắc để đảm bảo hoạt động giao tiếp trong công ty hoạt động hiệu quả.
2. Tầm quan trọng của quy tắc Horenso là gì?
Horenso được áp dụng phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản. Nguồn: akane.vn
Horenso là nguyên tắc cần thiết để các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Đây cũng là chìa khóa giao tiếp giúp các nhân viên luôn hợp tác và làm việc chung vì mục tiêu của doanh nghiệp.
Horenso còn giúp tăng cường mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Khi một nhân viên áp dụng Horenso thường xuyên, họ cũng trở nên đáng tin cậy hơn.
Horenso cũng là một trong những yếu tố giúp cho tiến độ và năng suất làm việc tại các công ty Nhật luôn được cải thiện. Do đó, nếu muốn làm việc tại các doanh nghiệp Nhật, bạn cần học hỏi và thực hành Horenso để hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.
3. Phương pháp áp dụng quy tắc Horenso trong doanh nghiệp
3.1. Houkoku: Báo cáo
Houkoku bao gồm việc báo cáo các vấn đề hàng ngày và báo cáo kết quả công việc. Việc chủ động báo cáo sẽ giúp cho cấp trên nắm bắt được tốc độ của dự án và giúp đỡ bạn khi có khó khăn xảy ra.
Với các dự án nhỏ, thời điểm báo cáo tốt nhất là khi bạn vừa hoàn thành xong dự án được giao. Với các dự án lớn, bạn cần báo cáo tiến độ công việc thường xuyên khi hoàn thành xong mỗi giai đoạn nhỏ trong dự án.
Khi báo cáo, bạn cần lưu ý rằng điều bạn báo cáo là đầy đủ, kịp thời và chính xác, thể hiện sự tôn trọng với cấp trên. Bạn cần tránh báo cáo các thông tin sai lệch, thiếu chuẩn xác, số liệu không đáng tin cậy và không tôn trọng người đọc.
3.2. Renraku: Giao tiếp
Giao tiếp là một phần không thể thiếu khi thực hành nguyên tắc Horenso. Nguồn: vitranet24.com
Renraku là cụm từ đề cập tới thông tin ngắn gọn và nhanh chóng cho đồng nghiệp của bạn. Renraku còn có nghĩa là giữ liên lạc, có quan hệ mật thiết với thời gian nên người Nhật luôn cố gắng tuân thủ nguyên tắc này trong công việc.
Phương pháp giao tiếp thích hợp: Với các vấn đề nhỏ, bạn có thể trao đổi ngay lập tức bằng lời nói, bằng điện thoại và diễn đạt một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Nếu vấn đề đó liên quan tới nhiều đồng nghiệp, bạn có thể tiến hành cuộc họp hoặc sử dụng email để liên lạc với họ.
Phương pháp liên lạc không phù hợp: Điều này có nghĩa là khi bạn sử dụng văn phong dài dòng, khó hiểu, lãng phí thời gian và không liên quan tới công việc chính.
3.3. Soudan: Tư vấn
Các công ty Nhật Bản khuyến khích nhân viên hỏi ý kiến và thảo luận sau khi hoàn thành công việc. Nhân viên có thể tham khảo ý kiến từ các thành viên trong công ty hoặc cấp trên.
Việc này thường diễn ra theo mô hình 1-1. Với nguyên tắc này, nhân viên sẽ không cảm thấy cô đơn khi làm việc, thúc đẩy quá trình làm việc nhóm để nâng cao hiệu quả công việc.
Phương thức tư vấn phù hợp: Thảo luận theo nhóm với đa dạng tính cách của các thành viên nhằm ghi lại nhiều ý kiến khác nhau. Thảo luận với mục đích rõ ràng, dễ hiểu và có quyết định với sự đồng ý của tất cả thành viên.
Phương thức thảo luận không phù hợp: Thảo luận theo nhóm quá ít người, ít ý kiến và không ghi lại các ý kiến đó. Mục đích cuộc thảo luận mơ hồ, không có quyết định cuối cùng.
4. Nguyên tắc Horenso dành cho Dev khi làm việc với khách hàng Nhật
Để hoàn thành công việc tốt nhất, Dev cần có nhiều kỹ năng mềm và áp dụng linh hoạt các nguyên tắc Horenso khi làm việc. Nguồn: tigosoftware.com
4.1. Xác nhận trước khi làm việc
Đầu tiên, để có thể áp dụng hiệu quả nguyên tắc Horenso, Dev cần tập thói quen xác nhận công việc trước khi thực hiện các yêu cầu do khách hàng đưa ra.
Bạn cần xem xét và xác nhận rõ vấn đề, giải pháp cũng như chi phí để xử lý vấn để đó với khách hàng. Bất kể bạn biết điều đó là đúng hay không, bạn cũng cần xác nhận với khách hàng trước khi làm việc. Điều này không chỉ tránh sai lầm mà còn thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng.
4.2. Báo cáo kịp thời
Báo cáo kịp thời là nguyên tắc tương đồng với quy tắc Houkoku trong Horenso. Việc báo cáo giúp cho nhà quản lý kịp thời kiểm tra và hỗ trợ bạn trong những vấn đề khó khăn.
Cấp trên sẽ có biện pháp hỗ trợ và cùng bạn xử lý công việc. Kể cả khi công việc diễn ra thuận lợi, bạn cũng cần báo cáo với cấp trên bởi có thể bạn đang bỏ lỡ một vấn đề tiềm ẩn mà chỉ người có kinh nghiệm như nhà quản lý mới phát hiện ra.
Ngoài ra, việc báo cáo này còn giúp nhà quản lý kiểm soát được tiến trình công việc và an tâm hơn khi bạn làm việc.
4.3. Luôn chia sẻ thông tin với người khác
Khi làm việc, bạn cần cố gắng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và cấp trên. Bạn có thể làm điều này thông qua các cập nhật trực tiếp, các bài thông báo trong hệ thống doanh nghiệp hoặc tại các buổi họp thường kỳ.
Việc chia sẻ thông tin sẽ giúp mọi người nắm bắt tình hình công việc của nhau, từ đó giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành công việc. Nếu gặp vấn đề trong công việc, bạn có thể thảo luận và nhận tư vấn từ đồng nghiệp của mình để có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất.
4.4. Chủ động khi làm việc
Điều quan trọng nhất khi Dev làm việc với khách hàng Nhật là bạn cần chủ động khi làm việc.
Việc chủ động làm việc giúp tiết kiệm thời gian cho chính bạn và các nhà quản lý. Đồng thời, điều này cũng giúp bạn hoàn thành công việc sớm hơn và tạo điều kiện cho nhà quản lý xử lý các nhiệm vụ khác.
Chủ động làm việc không chỉ thể hiện bạn là người siêng năng, có khả năng quản lý thời gian, có thái độ làm việc tốt mà còn giúp bạn mang tới dịch vụ chất lượng hơn cho khách hàng.
5. Ví dụ về áp dụng nguyên tắc Horenso
Ví dụ 1: Khi bạn có việc riêng mà không thể đi làm được.
Cách giải quyết: Bạn cần “Liên lạc – Renraku” với cấp trên để trình bày lý do và xin nghỉ phép. Việc xin nghỉ phép của bạn sẽ thể hiện rằng bạn tôn trọng cấp trên và giúp bạn cũng như mọi người chủ động thời gian hơn.
Ví dụ 2: Một dự án X mà sếp giao cho bạn đang trong quá trình vận hành và bạn cần báo cáo tiến độ.
Cách giải quyết: Bạn sẽ cần áp dụng nguyên tắc Houkoku. Bạn có thể báo cáo với cấp trên như sau: “Tôi sẽ báo cáo về tiến độ của dự án X. Hiện tại, mọi yêu cầu của khách hàng trong cuộc họp đã được thông qua. Dự án đã được tiến hành thuận lợi.”
Kết luận
Horenso là nguyên tắc làm việc được các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng một cách phổ biến tại nước sở tại cũng như các chi nhánh của họ tại các nước khác. Do vậy, nếu bạn đang là lập trình viên thường xuyên tiếp xúc và làm việc với khách hàng Nhật, hãy thực hành nguyên tắc Horenso để nâng cao hiệu quả công việc cũng như mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
