Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA) là công nghệ cho phép doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc bằng cách sử dụng rô-bốt phần mềm hoặc “bot”. Những con “bot” này bắt chước hành động của con người, tương tác với nhiều hệ thống và ứng dụng khác nhau để thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết về RPA.
1. RPA là gì?
Công nghệ RPA hỗ trợ nâng cao hiệu quả công việc (Nguồn: Việt Tuấn)
Tự động hóa quy trình bằng robot – RPA, là công nghệ sử dụng robot phần mềm để tự động hóa các tác vụ thủ công bằng cách tương tác với các ứng dụng, phần mềm hệ thống, database và trang web khác nhau. Các “bot” RPA được thiết kế để copy thao tác của người dùng cũng như tuân theo các quy tắc được xác định trước để thực hiện các nhiệm vụ.
Công nghệ RPA có nhiều ứng dụng, từ xử lý giao dịch trực tuyến đến thực hiện kiểm tra bảo mật. Nó cũng có thể dễ dàng thao tác các công việc như xử lý giao dịch, xử lý dữ liệu, trả lời email, v.v.. Bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, các công ty có thể giảm chi phí vận hành và tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. So sánh sự khác biệt giữa RPA , Machine Learning và AI
Nhận biết những tính chất cơ bản của AI, ML, RPA (Nguồn: Linkedin)
AI (Trí tuệ nhân tạo)
AI đề cập đến lĩnh vực rộng lớn hơn là tạo ra những cỗ máy thông minh có thể bắt chước trí thông minh của con người. Nó liên quan đến việc phát triển các hệ thống có thể nhận thức, hiểu, suy luận và học cách đưa ra quyết định hoặc thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ: Xe tự lái ứng dụng công nghệ AI. Nó sử dụng các cảm biến và thị giác máy tính để nhận biết môi trường; các thuật toán học máy để hiểu và suy luận về các quy tắc giao thông cũng như các vật thể xung quanh nó, cũng như khả năng ra quyết định để lái xe an toàn và điều hướng đến đích.
Machine learning (Học máy)
Trí tuệ nhân tạo giống như một cái cây lớn trong khi machine learning có thể được coi là một nhánh nhỏ. Nó chủ yếu tập trung vào các thuật toán và mô hình cho phép máy tính học từ dữ liệu mà không cần lập trình rõ ràng. Quá trình này bao gồm các mô hình giảng dạy bằng cách nhập dữ liệu để lấy dự đoán hoặc hành động làm đầu ra.
Ví dụ: Lấy việc lọc thư rác qua email làm ví dụ về học máy. Người dùng đào tạo các thuật toán học máy bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu email phong phú. Điều này cho phép bot tự động phân biệt giữa email spam và không phải thư rác dựa trên các đặc điểm nhất định được xác định bởi người dùng trước đó.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)
RPA liên quan đến việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc bằng cách sử dụng robot phần mềm. Nó nhằm mục đích tự động hóa các công việc thủ công, nhàm chán và lặp đi lặp lại để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lỗi của con người.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty nhận được nhiều hóa đơn mỗi ngày. Thay vì xử lý thủ công từng hóa đơn, robot phần mềm RPA có thể được đào tạo để trích xuất dữ liệu liên quan từ hóa đơn, nhập dữ liệu đó vào hệ thống kế toán của công ty và tự động tạo hồ sơ thanh toán.
Ngắn gọn thì AI là khái niệm có tính bao quát về việc tạo ra các máy móc thông minh. Trong khi đó, học máy là một nhánh của AI chủ yếu nhắm vào việc học từ dữ liệu, ngược lại thì RPA là tự động hóa các tác vụ có tính lặp lại bằng robot phần mềm thông minh.
3. Tại sao cần áp dụng RPA và những lợi ích cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp cần ứng dụng RPA để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời buổi 4.0 (Nguồn: BPO.MP)
Giải pháp Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) thân thiện với người dùng. Công nghệ này cho phép các công ty tự xây dựng bot RPA mà không cần đội ngũ phát triển lớn hoặc kiến thức sâu về ngôn ngữ lập trình cũng như công nghệ trí tuệ nhân tạo.
Việc giới thiệu RPA giúp hiện đại hóa các giải pháp hiện có mà không tạo ra các giao diện và tích hợp mới. Lợi ích trực tiếp của RPA giúp giảm đáng kể lỗi của con người, chi phí vận hành và công việc thủ công, bao gồm cả quản lý kiểm toán và tuân thủ.
Tự động hóa cho phép các công ty tái đầu tư thời gian của nhân viên vào công việc có giá trị gia tăng và đổi mới. Với RPA, các doanh nghiệp có được cơ hội tăng doanh thu, có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, mang lại lợi nhuận cao hơn nữa.
RPA mang lại giá trị cho bất kỳ doanh nghiệp nào bằng nhiều cách. Và dưới đây, BAP IT liệt kê một số lợi ích rõ nét:
- Cải thiện năng suất của nhân viên.
- Cải thiện việc giữ chân nhân viên.
- Cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
- Cung cấp khả năng mở rộng nhanh chóng mà không cần đào tạo.
- Loại bỏ lỗi trong các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
- Đạt được sự tích hợp của các hệ thống khác nhau và dữ liệu của họ.
- Cho phép các tác vụ được xử lý tự động một cách liên tục không ngừng nghỉ.
4. RPA và Tự Động Hóa Quy Trình Kinh Doanh Đa Ngành
Những tác vụ/mảng mà RPA có khả năng hỗ trợ tốt nhất (Nguồn: akaBot)
Ngày nay, RPA đang thúc đẩy những hiệu quả mới và giải phóng mọi người khỏi sự nhàm chán lặp đi lặp lại trong nhiều quy trình và nhiều ngành nghề. Các công ty đang hoạt động trong các lĩnh vực đa dạng bao gồm tài chính, bán lẻ, y tế, sản xuất, v.v. đã và đang triển khai RPA.
Họ ứng dụng tính năng và ưu điểm của RPA trong nhiều nghiệp vụ liên quan đến tài chính, pháp lý, chăm sóc khách hàng, vận hành, cũng như công nghệ thông tin.
RPA đã trở nên phổ biến vì nó được áp dụng rộng rãi. Hầu như bất kỳ quy trình lặp lại, có khối lượng lớn, theo định hướng kinh doanh, đều là ứng cử viên sáng giá cho tự động hóa và các quy trình nhận thức ngày càng đòi hỏi các kỹ năng AI bậc cao hơn.
5. RPA và những thách thức cần chú ý
Những thách thức nào doanh nghiệp cần chú ý? (Source: akaBot)
RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) ngày càng phổ biến nhờ khả năng tự động hóa các quy trình kinh doanh, giúp tăng hiệu suất và giảm chi phí. Tuy nhiên, việc phát triển RPA cũng có nhiều công thức cần lưu ý.
- Bảo mật: RPA có thể xử lý dữ liệu nhạy cảm, vì vậy cần đảm bảo an ninh mạng để tránh lộ thông tin.
- Độ phức tạp của quy trình: Không phải quy trình nào cũng dễ dàng tự động hóa. Việc xác định đúng các quy trình phù hợp là một thách thức.
- Thiếu sự hỗ trợ và bảo trì: Sau khi triển khai, nếu không có sự hỗ trợ và bảo trì kịp thời, hệ thống có thể gặp sự cố hoặc gián đoạn.
- Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo để hiểu và làm việc hiệu quả với các công cụ RPA, tránh các sai sót không đáng có.
- Quản lý thay đổi: Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa có thể gặp phản ứng từ nhân viên, do đó, quản lý thay đổi là cần thiết.
- Tuân thủ quy định: RPA phải tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của công ty để tránh rủi ro pháp lý.
6. Kết luận
Tóm lại, RPA là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí. Tuy nhiên, để thành công, cần chú ý đến một số vấn đề như đã nêu trên và việc đầu tư vào RPA cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như quản lý chặt chẽ.
