SAP Business One là chủ đề đang được nhiều chuyên gia về công nghệ trên thế giới quan tâm. Phần mềm này cũng thu hút đáng kể sự chú ý từ các doanh nghiệp lớn nhỏ thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Vậy SAP Business One là gì? Phần mềm này hoạt động như thế nào, chi phí triển khai ra sao và lợi ích khi triển khai phần mềm này thế nào? Hãy cùng BAP Software tìm tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây!
1. SAP Business One (SAP B1) là gì?
SAP Business One còn có tên gọi khác là SAP B1. Nguồn: accgroup.vn
SAP Business One viết tắt là SAP B1, là một hệ thống phần mềm quản trị tích hợp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Hệ thống phần mềm này là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hiệu quả tất các các nguồn lực sẵn có, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
SAP B1 là hệ thống tích hợp tất cả những thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, gồm các mảng như Tài chính, Kinh doanh, Quan hệ khách hàng, Bộ phận sản xuất, Quản lý hàng tồn kho…
2. Phần mềm SAP B1 hoạt động như thế nào?
SAP B1 hoạt động dựa trên nền tảng liên kết cơ sở dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Nguồn: hexasync.vn
SAP Business One tích hợp toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp và được thiết kế trên nền tảng On – Premise hoặc Cloud platform.
Máy chủ có nhiệm vụ lưu trữ tất cả cơ sở dữ liệu, người dùng từ các phòng ban trong doanh nghiệp kết nối vào mạng lưới Database thông qua Internet. Không chỉ vậy, hệ thống SAP B1 còn phân cấp, phân quyền các ứng dụng, người dùng, kết nối vào cơ sở dữ liệu một cách khoa học, đảm bảo tính bảo mật cao.
Tất cả thông tin và dữ liệu, chứng từ của các bộ phận trong doanh nghiệp đều được tự động lưu trữ, xử lý trên phần mềm SAP B1 một cách nhất quán, tự động cập nhật khi có sự thay đổi. Như vậy, mạng lưới cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp luôn đồng bộ và cập nhật liên tục theo thời gian.
3. Sự khác nhau giữa SAP Business One và SAP S/4HANA
SAP S/4HANA và SAP Business One có sự khác biệt về nhiều khía cạnh. Nguồn: silvertouchtech.co.uk
SAP S/4HANA và SAP Business One đều là các giải pháp ERP thế hệ mới hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nguồn lực và hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, hai nền tảng này có một số điểm khác nhau như:
- Về quy mô doanh nghiệp:
SAP Business One thường được vận hành cho các doanh nghiệp SMEs, trong khi đó SAP S/4HANA thường được các doanh nghiệp lớn, có quy mô tài chính và kỹ thuật cao sử dụng.
- Về chi phí vận hành:
SAP Business One có mức giá thấp hơn nhiều so với SAP S/4HANA.
- Về đặc điểm đặc trưng:
SAP B1 có giao diện dễ sử dụng và trực quan hơn, có các tính năng quản lý tài chính, kinh doanh, quản lý toàn doanh nghiệp. SAP S/4HANA tập trung vào các quyết định kinh doanh, quản lý chi phí, phân phối sản xuất và quản lý cơ sở dữ liệu.
- Về công nghệ:
SAP B1 sử dụng công nghệ cơ sở dữ liệu riêng, tích hợp thêm các ứng dụng vệ tinh. SAP S/4HANA ứng dụng công nghệ in – memory để xử lý dữ liệu với tốc độ cực cao.
Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì SAP B1 là giải pháp phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp quy mô lớn, có nguồn vốn chủ sở hữu và đội ngũ kỹ thuật viên trình độ cao thì nên sử dụng nền tảng SAP S/4HANA để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh và mang lại nguồn lợi nhuận cao hơn.
4. Top những lợi ích SAP B1 mang lại
SAP B1 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong hoạt động quản trị kinh doanh. Nguồn: bitpeople.com
SAP Business One có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động quản lý, dưới đây là một số lợi ích khi ứng dụng phần mềm này vào hệ thống quản lý doanh nghiệp bạn:
- Ứng dụng SAP B1 giúp doanh nghiệp cắt giảm các loại chi phí như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí nộp thuế cho doanh nghiệp.
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần, đưa ra đề xuất một cách nhanh chóng và chính xác.
- Đồng bộ hóa hệ thống thông tin, giảm thiểu sai sót và thời gian nhập dữ liệu nhiều lần.
- SAP B1 hỗ trợ báo cáo VAS, làm báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực kế toán tại Việt Nam.
- Tốc độ xử lý dữ liệu của SAP B1 cực kỳ nhanh chóng, cấu hình phần mềm thân thiện với người dùng.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Tăng tính tuân thủ của nhân viên trong công việc, đảm bảo nhân viên có tính tự giác cao hơn.
5. Lý do bạn nên ứng dụng SAP Business One
SAP B1 là phần mềm được phát triển và cung cấp bởi công ty công nghệ hàng đầu thế giới, vì vậy, đây là hệ thống mà doanh nghiệp của bạn nên sử dụng. Nguồn: www.soltius.co.id
Bên cạnh những lợi ích mà SAP B1 mang lại cho doanh nghiệp, dưới đây là một số lý do nên chọn phần mềm này để chuẩn hóa hoạt động trong quản trị doanh nghiệp:
- SAP Business One là phần mềm uy tín và ổn định hàng đầu thế giới:
SAP B1 được phát triển và vận hành bởi một trong những công ty quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới, do vậy, chất lượng phần mềm luôn đảm bảo tính ổn định. SAP B1 cũng có nhiều đặc điểm nổi bật như có khả năng tự động hóa công việc, cải thiện và quy chuẩn nghiệp vụ, đồng bộ hóa thông tin trên hệ thống, kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, cập nhật thông tin nhanh chóng.
- Cấu hình phần mềm SAP B1 đơn giản, dễ sử dụng:
SAP B1 được thiết kế đơn giản, lập báo cáo thống kê theo biểu đồ trực quan, hệ thống chức năng được sắp xếp khoa học giúp người dùng dễ dàng sử dụng và tìm kiếm thông tin.
Ngoài ra, SAP B1 cũng là phần mềm được sử dụng tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam, đồng thời cập nhật Pháp luật quốc gia sở tại để hoạt động một cách hiệu quả nhất.
- SAP B1 có khả năng xử lý tình huống linh hoạt:
Đây là một trong những lý do tiêu biểu bạn nên ứng dụng SAP B1 vào quản trị doanh nghiệp. Bởi SAP B1 chạy dữ liệu trên Database và có thể mở rộng, thu hẹp, xử lý dữ liệu tùy tình hình của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh, hệ thống SAP có thể thay đổi, mở rộng thêm tính năng phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp.
- Dữ liệu trong hệ thống SAP được bảo mật chặt chẽ:
Database trong SAP được thiết kế và chú trọng khâu bảo mật. Nền tảng này chạy trong môi trường Linux – đây là môi trường được giới công nghệ đánh giá cao về mức độ bảo mật.
Không chỉ vậy, SAP B1 còn tích hợp công nghệ tiên tiến hỗ trợ các ứng dụng con truy cập dữ liệu nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật tốt. Hơn nữa, SAP B1 còn phân cấp người dùng, phê duyệt thông tin theo tiêu chuẩn riêng và bảo mật thông tin người dùng nhiều lớp nhằm hạn chế rò rỉ thông tin.
- Chi phí vận hành phù hợp:
SAP B1 là hệ thống phần mềm vận hành tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản tiền phù hợp vào SAP B1 khi mới vận hành.
Tuy nhiên, chỉ sau một thời gian sử dụng, quy trình kinh doanh, tốc độ làm việc của nhân viên được nâng lên, cải thiện hiệu suất tổng thể, từ đó, tiết kiệm chi phí và mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp. Như vậy, chi phí đầu tư cho SAP B1 là hoàn toàn hợp lý.
- Có khả năng tích hợp với ứng dụng khác:
SAP Business One có thể tích hợp với nhiều nền tảng khác như eBanking, DMS thông qua phương thức kết nối như API, cơ sở dữ liệu trung gian, Excel… Những hệ thống này được xem như là các vệ tinh xung quanh SAP B1, giúp cho doanh nghiệp được quản lý tốt hơn.
- Có thể truy cập SAP B1 bằng phiên bản điện thoại thông minh hoặc laptop bất cứ khi nào:
SAP Business One tích hợp các trình duyệt Website như Firefox, Chrome trên Windows và trên hệ điều hành của Smartphone như Android, IOS. Những ứng dụng này giúp người dùng truy cập vào SAP B1 mọi lúc mọi nơi, nhân viên có thể làm việc và quản lý có thể kiểm soát công việc tại bất cứ đâu với thiết bị thông minh kết nối Internet.
6. Các phân hệ của SAP Business One
SAP Business One được chia thành nhiều phân hệ khác nhau. Nguồn: sterling-team.com
Tới thời điểm hiện tại, SAP B1 được chia thành 10 phân hệ chính. Việc chia nhỏ các mảng trong doanh nghiệp thành các phân hệ giúp cho việc quản lý trở nên hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
Hơn nữa, khách hàng có thể lựa chọn sử dụng 1 hoặc vài phân hệ sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp thay vì phải mua tất cả các phân hệ dẫn đến lãng phí nguồn lực. Đây cũng là một ưu điểm đáng chú ý của SAP Business One.
6.1. Phân hệ triển khai mua hàng
Phân hệ đầu tiên của SAP Business One phải kể đến là lập kế hoạch mua hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch về hàng hóa, nguyên vật liệu và vật tư cần mua, cụ thể là số lượng, chủng loại, thời gian mua hàng. Phân hệ này được triển khai theo 4 bước:
Bước 1: Liệt kê tiêu chuẩn hàng hóa: Nhà quản lý cần thiết lập các tiêu chí cho hàng hóa cần mua như số lượng, kích cỡ, số lô, thời gian đặt hàng…
Bước 2: Chạy công cụ MRP: Đây là công cụ lập kế hoạch có sẵn của SAP Business One. Chỉ cần thao tác đơn giản, người dùng nhanh chóng có được bản kế hoạch chi tiết, hoàn thiện đầy đủ các tiêu chí ban đầu.
Bước 3: Tạo thư mục đề xuất mua hàng: Sau khi chạy công cụ MRP, nếu cần sửa đổi các tiêu chuẩn, người dùng có thể tạo danh sách đề xuất này để đáp ứng nhu cầu cần thiết.
Bước 4: Thiết lập đơn đặt hàng: Bước cuối cùng là từ bản kế hoạch trong bước 2, người dùng tạo lệnh yêu cầu chuyển hàng từ kho về hoặc lệnh sản xuất cho nhà máy hay tạo đơn hàng từ người bán.
6.2. Phân hệ quản lý sản xuất tại xưởng
Phân hệ thứ hai là quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xưởng. Đây là phân hệ bao gồm việc thiết kế cấu trúc sản phẩm, xác định nguyên vật liệu đầu vào, máy móc sản xuất và nhân lực. Phân hệ này có các chức năng chính như lập định mức nguyên vật liệu, thiết lập lệnh sản xuất, tính giá thành sản phẩm.
6.3. Phân hệ quản lý quá trình mua hàng
Bên cạnh phân hệ lập kế hoạch mua hàng thì còn có phân hệ quản lý quá trình mua hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình mua hàng, giúp tiết kiệm chi phí, nguồn lực và thời gian. Phân hệ này có các chức năng như tạo lệnh mua hàng, lập báo cáo về giá, chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, lập biên bản giao nhận, ghi nhận hàng hóa nhập kho và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
6.4. Phân hệ quản lý CRM
Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ khách hàng. Nguồn: vn4u.vn
Phân hệ CRM là phân hệ quản lý quan hệ khách hàng. Phân hệ này có nhiệm vụ quản lý thông tin khách hàng, lưu hồ sơ, báo cáo phân tích thị hiếu và đề xuất chiến dịch tiếp thị.
6.5. Phân hệ quản lý quá trình bán lẻ
Ở phân hệ quản lý quá trình bán lẻ, SAP B1 cung cấp các chức năng như báo giá, tạo đơn hàng, phát hành hóa đơn, theo dõi thanh toán. Nhờ có phân hệ này, người dùng hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng, đồng bộ hóa thông tin với các bộ phận khác.
6.6. Phân hệ quản lý dịch vụ bảo hành
Sau quá trình bán lẻ, doanh nghiệp cần có chính sách bảo hành và bảo trì sản phẩm, dịch vụ nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Phân hệ quản lý dịch vụ bảo hành ra đời để giải quyết vấn đề này thông qua các chức năng chính như cuộc gọi dịch vụ, thẻ khách hàng cá nhân, hợp đồng dịch vụ, các báo cáo phân tích.
6.7. Phân hệ quản lý kho hàng
Phân hệ quản lý kho hàng cung cấp các giải pháp quản lý kho hiệu quả hơn. Hệ thống SAP liên tục cập nhật các thuộc tính hàng hóa như tên hàng hóa, kích thước, số lượng, số serial, tình trạng hàng hóa. Điều này giúp cho người quản kho kiểm soát và theo dõi hàng hóa thuận tiện hơn. SAP B1 có một số chức năng quản lý kho như nhập, xuất, chuyển kho; kiểm kê kho; danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu; danh mục kho.
6.8. Phân hệ quản lý dự án
Phân hệ quản lý dự án giúp doanh nghiệp hỗ trợ quá trình dự báo, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực trong dự án. Ngoài ra, phân hệ này còn giúp theo dõi tiến độ, chất lượng, bảo đảm ngân sách cho dự án trong quá trình thực hiện.
6.9. Phân hệ quản lý tài chính
Phân hệ quản lý tài chính giúp theo dõi toàn bộ tình hình dòng tiền trong doanh nghiệp. Nguồn: salespanel.io
Bộ phận tài chính – kế toán là một trong những phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp. Phân hệ quản lý tài chính hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi tiết hoạt động tài chính như kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán kho, kế toán tài sản cố định… Những nghiệp vụ và bút toán được định khoản theo chuẩn mực kế toán quy định.
6.10. Phân hệ kiểm soát ngân sách
Phân hệ cuối cùng là phân hệ kiểm soát ngân sách. Phân hệ này có nhiệm vụ phân bổ ngân sách theo quy tắc đã được đặt ra. Hơn nữa, phân hệ cũng có khả năng cảnh báo, xác nhận các giao dịch có giá trị lớn, vượt quá phạm vi ngân sách để nhà quản lý theo dõi và quyết định sao cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
7. Nhóm doanh nghiệp nào nên triển khai SAP B1
Về cơ bản, mọi doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong khâu quản lý, tối ưu nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đều có thể cân nhắc triển khai SAP B1.
Về quy mô, SAP B1 có thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn sở hữu nhiều công ty con.
Về ngành nghề, SAP B1 có thể tối ưu các hoạt động của nhiều doanh nghiệp trong nhóm ngành như bán lẻ, du lịch lữ hành, kinh doanh bất động sản, chăn nuôi gia súc gia cầm…
Tuy nhiên, SAP B1 thực sự phù hợp với nhóm doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hơn là các doanh nghiệp có quy mô lớn.
8. Các loại phần mềm SAP Business One nào doanh nghiệp nên triển khai?
SAP Business One có 2 loại chính là SAP On Cloud và SAP On Premise. Nguồn: axxis-consulting.com
SAP B1 có tổng cộng 3 loại phần mềm là SAP Business One On Cloud, SAP Business One On Premise và SAP Business One Hybrid. SAP Business One Hybrid là sự kết hợp giữa hai loại SAP B1 chính nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
8.1. SAP Business One On Cloud
SAP Business One On Cloud là hệ thống SAP B1 vận hành điện toán đám mây, có thể chia sẻ dữ liệu mà không cần server và đội ngũ kỹ thuật viên. SAP B1 On Cloud thường được cập nhật liên tục, nâng cấp phiên bản mới nhất và phù hợp với nhóm doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
8.2. SAP Business One On Premise
SAP Business One On Premise là hệ thống ERP có nguyên lý hoạt động và chức năng tương tự SAP Business One On Cloud. Tuy nhiên SAP Business One On Premise yêu cầu cao về xây dựng máy chủ server để triển khai phần mềm. Bởi những yêu cầu về cơ sở vật chất nên loại phần mềm SAP B1 này chỉ phù hợp với nhóm doanh nghiệp có quy mô vừa trở lên.
8.3. SAP Business One Hybrid
Loại phần mềm SAP B1 thứ ba có tên là SAP Business One Hybrid. Đây là giải pháp ERP hoạt động dưới hình thức tiếp cận song song, kết hợp giữa SAP B1 On Cloud và SAP B1 On Premise.
9. Chi phí triển khai phần mềm SAP B1 là bao nhiêu?
Chi phí triển khai phần mềm SAP B1 phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Nguồn: silvertouchtech.co.uk
Chi phí triển khai phần mềm SAP B1 không chỉ phụ thuộc vào chi phí bản quyền mà còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng phân hệ cần cài đặt ban đầu, số lượng nhân viên trong doanh nghiệp, chi phí bảo trì…
- Chi phí triển khai:
Chi phí triển khai gồm có phí bản quyền cho nhà cung cấp và đội ngũ kỹ thuật viên triển khai hệ thống. Tùy vào quy mô doanh nghiệp và số lượng nhân viên cũng như lĩnh vực ngành nghề mà chi phí triển khai sẽ khác nhau.
- Chi phí bảo trì định kỳ:
Khi sử dụng SAP B1, doanh nghiệp bắt buộc phải bảo trì hệ thống bằng việc cập nhật phiên bản mới nhất, nâng cấp phần mềm, khắc phục sự cố bất ngờ… Tất cả những chi phí này sẽ tùy thuộc vào tình hình sử dụng hệ thống SAP của doanh nghiệp.
- Chi phí nâng cấp hệ thống:
Khoản phí này gồm phí nâng cấp, cải thiện hệ thống như đường truyền, tốc độ xử lý thông tin, thiết bị kết nối. Đây là chi phí định kỳ vì doanh nghiệp cần thường xuyên nâng cấp hệ thống SAP B1 để đảm bảo sự hiệu quả trong công việc.
Như vậy, để tính được chi phí triển khai phần mềm SAP B1 một cách cụ thể, bạn cần đưa ra được các thông tin về doanh nghiệp như quy mô, số lượng nhân viên, mục đích sử dụng hệ thống của doanh nghiệp đó.
10. Những câu hỏi thường gặp về phần mềm SAP Business One
SAP B1 là giải pháp ERP thế hệ mới, do đó, khách hàng thường có nhiều thắc mắc xung quanh hệ thống này. Nguồn: www.thoughtco.com
SAP Business One là hệ thống SAP thế hệ mới, do vậy vẫn còn nhiều khách hàng có những thắc mắc liên quan đến nền tảng này. Dưới đây là một vài câu hỏi thường gặp về phần mềm SAP B1:
- “SAP Business One có bao nhiêu phân hệ? Doanh nghiệp cần mua tối thiểu bao nhiêu phân hệ?”
– Hiện tại, SAP B1 có khoảng 10 phân hệ phục vụ nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Khi cài đặt SAP B1, doanh nghiệp cần mua tối thiểu 1 phân hệ và không nhất thiết phải mua cả 10 phân hệ.
- “Các phân hệ trong SAP Business One có liên quan tới nhau không?”
– Các phân hệ trong SAP B1 có mối quan hệ mật thiết với nhau bởi chúng cùng nằm trong một hệ thống và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu giống nhau. Các phân hệ trong SAP Business One bổ trợ lẫn nhau trong quá trình triển khai hệ thống này.
- “Làm sao để biết SAP Business One có phù hợp với cơ chế vận hành của doanh nghiệp chúng tôi hay không?
– SAP Business One là phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp thuộc các nhóm ngành như bán lẻ, du dịch, bất động sản v.v. Do đó, nếu doanh nghiệp bạn thuộc những nhóm doanh nghiệp này thì có thể cân nhắc triển khai SAP B1.
- “Tôi là kế toán trưởng của một doanh nghiệp nhỏ, nếu triển khai SAP B1, tôi có thể xử lý công việc tại nhà hay không?”
– SAP B1 là một hệ thống liên kết thông tin, nếu doanh nghiệp bạn có triển khai phân hệ quản lý tài chính thì bạn hoàn toàn có thể xử lý nghiệp vụ kế toán tại nhà khi cần.
Kết luận
SAP Business One là phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hỗ trợ hoạt động quản lý và kinh doanh đồng thời nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
Hiện tại, SAP B1 có tới 10 phân hệ khác nhau và chi phí triển khai phần mềm này còn phụ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp. Do vậy, nếu có nhu cầu triển khai SAP Business One, doanh nghiệp bạn cần hiểu rõ về phần mềm này và cần xác định được quy mô và số lượng nhân viên để ước lượng chi phí triển khai.
Hiện nay, BAP Software được xem là một trong những đơn vị tư vấn triển khai dịch vụ công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. BAP Software không chỉ hội tụ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai các phần mềm công nghệ mà còn có văn phòng tư vấn tại nhiều quốc gia trên thế giới.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về các dịch vụ công nghệ cũng như phần mềm SAP, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay thông qua email service@bap.jp!
